Politiques et procédures
Lieu historique national de La Fourche
Frais d’événements
Depuis le 1er janvier 2023, le lieu historique national de La Fourche ne comporte plus de frais de location de salle fixes. Les frais pour les événements spéciaux sont plutôt déterminés au cas par cas. Le prix total de l’événement tient compte de variables telles que le temps du personnel, les biens, les services et le droit d’entrée des visiteurs ou les frais de programme qui soutiennent un événement. Les invités aux événements spéciaux doivent payer des frais d’entrée pour assister aux événements dans les lieux administrés par Parcs Canada. Les organisateurs d’événements peuvent choisir de payer l’entrée pour leurs invités à l’avance ou de demander à leurs invités de payer l’entrée à leur arrivée au site.
Un devis de référence peut vous être fourni une fois que vous avez soumis une demande d’événement, et un devis plus détaillé vous sera fourni à l’approche de la date de votre événement.
Dépôt et paiement
À compter du 1er janvier 2023, le lieu historique national de La Fourche exige qu’une partie des frais totaux de l’événement soit versée à titre d’acompte, et un formulaire de demande doit être signé pour réserver la date de votre événement. Cet acompte est payable lors de la visite préliminaire du site avant l’événement et n’est pas remboursable. Le solde est dû dix (10) jours ouvrables avant l’événement.
Contrat
Vous recevrez un permis d’activité pour événement spécial trente (30) jours avant la tenue de votre événement. Dès réception de ce permis, vous aurez dix (10) jours pour le signer et en retourner une copie. En outre, vous perdrez votre dépôt si votre événement est annulé parce que vous n’avez pas obtenu les permis et les assurances nécessaires (s’il y a lieu) et que vous n’avez pas fourni les copies des documents demandées à La Fourche au moins 10 jours avant votre événement. Après avoir signé le permis, il sera encore possible d’apporter des modifications au nombre d’invités, aux activités liées au patrimoine prévues, aux ressources et aux équipements nécessaires. Il est aussi possible de changer le lieu de votre événement jusqu’à dix (10) jours avant la date prévue, à condition que l’autre lieu n’ait pas été réservé.
Annulation
Si vous devez malheureusement annuler l'événement, vous perdrez votre dépôt. Si vous avez acquitté le solde, cette somme vous sera remboursée. En outre, vous perdrez votre acompte si votre événement est annulé parce que vous n’avez pas obtenu les permis et les assurances nécessaires et que vous n’avez pas fourni les copies des documents demandées à La Fourche au moins 10 jours avant votre événement. Vous recevrez un remboursement intégral au cas où, à la discrétion de Parcs Canada, votre événement serait annulé en raison d'une catastrophe naturelle ou d'un cas de force majeure (incendie, inondation, etc.). Le lieu historique national de La Fourche traite les reports et les annulations au cas par cas, en essayant de trouver une solution équitable entre les clients et le lieu historique national de La Fourche.
Réceptions sous la tente
Si vous souhaitez organiser votre événement sous une tente, vous êtes responsable de la location de la tente et vous êtes responsable de fournir des tables et des chaises. À votre départ, vous devrez faire en sorte que les lieux soient dans leur état original et ne pas laisser de déchets. Sinon, vous devrez payer des frais de nettoyage. Vous devrez assurer la sécurité de tous les articles ou de toutes les structures que vous souhaitez laisser à La Fourche pendant la nuit. Parcs Canada n’est pas responsable des dommages ou du vol des articles laissés sur place.
Assurance
Une police d'assurance peut être exigée, selon la nature de l’événement. Lorsque la cérémonie est très simple, vous pouvez être dispensé de l'obligation de souscrire une assurance. Si Parcs Canada juge qu'une assurance est requise, un guide d'assurance vous sera remis pour vous faciliter la tâche.
Accès à l’emplacement de la cérémonie/de la réception
Les entrepreneurs et les livreurs pourront accéder au site de l’événement en voiture pour déposer les fournitures nécessaires. Tous les véhicules doivent quitter le terrain et être garés dans les aires de stationnement dans les environs, immédiatement après la livraison des matériaux requis.
Photographies de mariage
Il n'y a aucuns frais additionnels pour la prise de photos de mariage si vous louez une installation pour votre cérémonie.
Si vous souhaitez venir au lieu historique uniquement pour prendre des photos de mariage, veuillez communiquer avec nous.
Équipement de location et entrepreneurs
Vous devrez fournir à votre personne-ressource de Parcs Canada le nom et le numéro de téléphone de tous les entrepreneurs et fournisseurs qui devront avoir accès aux lieux avant, pendant et après l’événement, ainsi que leurs heures d’arrivée et de départ, et ce, une semaine avant la tenue de l’événement. Ces renseignements comprennent les fournisseurs de la tente, des chaises et des tables, les organisateurs du mariage, les fleuristes, le juge de paix/prêtre, le service de voiture, etc.
Coordination
Normalement, les mariages requièrent beaucoup d'heures de travail à partir du processus de planification jusqu'au jour de l'événement. Avant votre mariage, on vous demandera de fournir les noms et numéros de téléphone des principales personnes-ressources (autre que le couple), au cas où il serait nécessaire de prendre des décisions importantes le jour de l'événement.
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