Audit interne des processus financiers et administratifs Unité de gestion de l'Ouest de Terre-Neuve et du Labrador

Rapport final

Mars 2015

Bureau de l’audit interne et de l’évaluation

Rapport présenté au Comité de vérification de Parcs Canada : le 27 mars 2015
Approuvé par le directeur général de l’Agence Parcs Canada : le 20 avril 2015

Table des matières

Résumé

L’objectif général de cet audit de conformité est d’assurer la haute direction de l’Agence Parcs Canada (ci-après appelée l’Agence) que les pratiques financières et administratives en place dans les unités d’affaires démontrent l’application d’une diligence raisonnable et respectent les directives, lignes directrices, ententes et politiques en vigueur. Cinq processus clés utilisés dans l’Unité de gestion de l’Ouest de Terre-Neuve et du Labrador ont été examinés dans le cadre de cet audit afin d’atteindre l’objectif général, notamment la passation de marchés, les achats au moyen de cartes d’achat, les voyages d’affaires, l’indemnité de poste isolé ainsi que les heures supplémentaires et les primes par poste (dont la prime de disponibilité et la prime de rappel au travail). La période d’examen couvrait tout l’exercice financier 2013–2014.

L’étape de l’examen a inclus des entrevues avec les responsables des processus et les utilisateurs afin de comprendre la gouvernance et les contrôles internes en place ainsi que la vérification des documents en fonction des critères établis pour s’assurer que les contrôles internes fonctionnent comme prévu.

Cet audit est conforme aux normes d’audit interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

L’audit a révélé que le processus d’autorisation des voyages et la production des rapports sont bien contrôlés. Des exemples de diligence raisonnable ont été observés et une pratique exemplaire est en place. Le processus entourant la gestion des heures supplémentaires et les primes par poste ainsi que la production des rapports associés reflétaient des responsabilités claires et démontraient de la transparence.

L’application d’une plus grande diligence raisonnable est nécessaire en ce qui concerne l’usage des cartes d’achat pour s’assurer que les achats sont strictement liés au travail, respectent les offres à commandes obligatoires établies pour l’approvisionnement en biens et en services et sont dûment approuvés par les gestionnaires responsables.

Le processus de passation de marchés devrait être renforcé et harmonisé pour assurer des responsabilités appropriées et atténuer les risques. L’équipe interne responsable de la passation des marchés doit être adéquatement formée pour acquérir les bonnes connaissances et disposer des outils appropriés pour mener à bien les activités entourant la passation de marchés au sein de l’unité de gestion.

En ce qui concerne l’indemnité de poste isolé, certaines anomalies ont été observées dans le paiement d’indemnités de prestations. Le modèle de gestion actuel est décentralisé aux gestionnaires fonctionnels. Un processus devrait être mis en place afin d’assurer l’uniformité et l’exactitude.

Tableau 1 : Cotation du rapport d’audit
Partie no Titre Cotation
8.1 Approvisionnement – Passation de marchés JAUNE – Améliorations moyennes requises
8.2 Approvisionnement - Cartes d’achat BLEU – Améliorations mineures requises
8.3 Voyages d’affaires VERT - Sous contrôle
8.4 Rémunération supplémentaire - Indemnité de poste isolé (IPI) BLEU – Améliorations mineures requises
8.5 Rémunération supplémentaire et/ou congé compensatoire payé - Heures supplémentaires, prime de poste, prime de disponibilité et prime de rappel au travail VERT - Sous contrôle

Voici la liste des recommandations faites découlant de l’audit, présentées par ordre de priorité, selon le système de cotation présenté à l’annexe A.

Tableau 2 : Résumé des recommandations de l’audit interne
  Hautement prioritaire - La direction devrait prendre des mesures immédiates à l’égard du commentaire formulé.
1 Le directeur de l’unité de gestion devrait s’assurer que les responsables de la passation de marchés à l’interne sont bien formés et sont qualifiés pour exécuter avec efficacité et efficience toutes les activités entourant la passation de marchés au sein de l’unité de gestion.
  Moyennement prioritaire - La direction devrait prendre des mesures en temps utile à l’égard du commentaire formulé.
2 Le directeur de l’unité de gestion devrait s’assurer que l’exécution des marchés est améliorée de la manière suivante :
  1. Les marchés de services sont établis en utilisant le bon mécanisme et contiennent une description claire et adéquate des services et des prix convenus;
  2. L’approvisionnement en biens au moyen d’une offre à commandes et l’achat de biens de moins de 5 000 $ est fait en engageant les fonds dans le système financier et en établissant les marchés avec les fournisseurs, et ce, dans un délai raisonnable;
  3. Les fondés de pouvoir désignés par les articles 32 et 34 devraient toujours dater leurs signatures afin de maintenir des registres appropriés de la validité de l’autorisation relativement aux fonds engagés et dépensés.
3 Le directeur de l’unité de gestion devrait s’assurer que les achats faits au moyen des cartes d’achat respectent les restrictions énoncées dans la Directive sur les cartes d’achat et les offres à commandes.
4 Pour l’indemnité de poste isolé, le directeur de l’unité de gestion devrait améliorer la gouvernance générale et la surveillance; à cette fin, il devrait :
  1. Préparer pour les employés une trousse d’information complète expliquant toutes les indemnités et prestations auxquelles un employé a droit (selon le poste isolé), présentant une liste des questions et réponses les plus fréquentes et soulignant la responsabilité de l’employé de signaler tout changement dans sa situation personnelle pouvant avoir une incidence sur ses indemnités et prestations.
  2. S’assurer que tous les formulaires pour les postes isolés et les logements de l’État (PILE) sont complets et exacts pour assurer l’exactitude des indemnités. En outre, tous les formulaires PILE devraient être centralisés à l’unité de gestion aux fins de validation.
  3. S’assurer que toutes les demandes d’aide au titre des voyages pour vacances (AVV) sont complètes et exactes avant de rembourser les dépenses. En outre, les demandes d’AVV devraient être contre validées avec les formulaires PILE à jour afin d’assurer l’uniformité et l’exactitude.
  Pratique exemplaire concernant les voyages d’affaires
  Les rapports de dépenses montrent clairement les activités visées par les déplacements grâce aux descriptions supplémentaires incluses dans la partie réservée aux commentaires des rapports électroniques; on y consigne par exemple l’heure de départ, la raison de certains choix particuliers en ce qui concerne les plans de voyage ainsi que le moyen de transport utilisé. La production des rapports et la réclamation des dépenses de voyage se font donc d’une manière uniforme et transparente.

1 Introduction

Le Plan pluriannuel de vérification interne 2014–2015 à 2016–2017 de Parcs Canada prévoit des audits portant sur les processus financiers et administratifs clés des unités d’affaires locales.

Entre 2004 et 2011, toutes les unités de gestion et toutes les directions générales ont fait l’objet d’audits qui ont porté sur différents aspects de leurs processus financiers et administratifs. Selon le plan d’audit interne actuel, des audits seront effectués, en fonction des besoins, pour remettre à jour l’assurance des contrôles internes des différents processus financiers et administratifs dans les unités d’affaires.

2 Contexte

Pour évaluer les processus financiers et administratifs dans les unités d’affaires, certains processus ont été sélectionnés aux fins des contrôles. Les résultats de l’évaluation de ces processus éclaireront l’Agence sur l’efficacité des contrôles internes en place. Pour l’exercice financier 2014–2015, on a choisi l’unité de gestion de l’Ouest de Terre-Neuve et du Labrador pour l’audit.

3 Objectifs et portée

L’objectif général de cet audit de conformité est d’assurer la haute direction que les pratiques financières et administratives en place démontrent l’application d’une diligence raisonnable et respectent les directives, lignes directrices, ententes et politiques en vigueur.

Les processus suivants ont été examinés :

  • Approvisionnement - Passation de marchés
  • Approvisionnement - Cartes d’achat
  • Voyages d’affaires
  • Rémunération supplémentaire - Indemnité de poste isolé (IPI)
  • Rémunération supplémentaire et/ou congé compensatoire payé - Heures supplémentaires, prime de poste, prime de disponibilité et prime de rappel au travail

Les contrôles ont couvert tout l’exercice financier 2013–2014.

4 Cadre législatif et politiques

Aux fins du présent audit, les politiques et directives suivantes ont été examinées :

  • Politique sur les marchés du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT);
  • Directive sur les cartes d’achat du Secrétariat du Conseil du Trésor;
  • Directive sur les voyages du Conseil national mixte et de Parcs Canada;
  • Convention collective entre Parcs Canada avec l’AFPC (Alliance de la Fonction publique du Canada);
  • Directive du Conseil national mixte et de Parcs Canada sur les postes isolés et les logements de l’État.

L’annexe B contient des renseignements supplémentaires concernant les politiques et les directives utilisées dans le présent audit.

5 Méthodologie

Le programme d’audit a reposé sur une série de critères et des sous-critères adaptés à chacun des processus, tel que présenté à l’annexe C.

Les activités suivantes s’inscrivent dans la méthodologie de l’audit :

  1. Planification
    • Approbation des critères d’audit par le dirigeant principal des finances et le dirigeant principal des ressources humaines de Parcs Canada
    • Examen approfondi des documents qui forment le cadre législatif
    • Analyse des données financières du système financier SAP (SAP)
    • Évaluation des risques liés aux processus financiers et administratifs
    • Entrevues auprès des intervenants clés pour comprendre les processus
  2. Examen
    • Vérification des opérations par le biais de la révision de documents
    • Entrevues auprès de divers intervenants participant aux différentes étapes des processus
    • Documentation qui reflète la gouvernance et les contrôles internes à l’échelle des unités d’affaires.
  3. Production de rapports
    • Suivi auprès des principaux clients, c’est-à-dire l’unité de gestion et/ou le Bureau national sur les questions pertinentes
    • Préparation d’un rapport préliminaire
    • Examen du rapport préliminaire avec les principaux clients responsables des réponses de la direction et du plan d’action
    • Version finale du rapport intégrant le plan d’action et les réponses de la direction
    • Dépôt du rapport final à la réunion du Comité de vérification interne
    • Publication du rapport, après l’approbation du directeur général de l’Agence
    • Suivi de la mise en œuvre des plans d’action, s’il y a lieu.

Méthode d’échantillonnage

Différents facteurs ont été pris en compte dans la détermination de l’approche d’échantillonnage, notamment la représentativité, les facteurs de risque, l’harmonisation des processus au sein de l’Agence, la dispersion géographique des activités, le moment choisi pour l’audit et le budget ainsi que l’ampleur du travail requis. Une analyse préliminaire des données saisies dans SAP a été effectuée pour étudier les tendances et la nature des activités consignées pour les cinq processus clés au cours de l’exercice financier 2013–2014.

Toute la phase d’examen a été menée à partir du Bureau national entre octobre et décembre 2014.

Les observations et les recommandations présentées dans le présent rapport sont conformes au système de cotation du Bureau de l’audit interne et de l’évaluation (BAIE) décrit au tableau 1 :

Tableau 1 : Système de cotation utilisé pour les rapports d’audit
Rouge Insatisfaisant Les contrôles ne fonctionnent pas ou sont inexistants. Des mesures de gestion doivent être prises sur-le-champ afin de rectifier la situation.
Orange Améliorations importantes requises Les contrôles en place sont faibles. Plusieurs problèmes importants qui pourraient nuire à l’atteinte des objectifs du programme ou des objectifs opérationnels ont été constatés. Des mesures de gestion doivent être prises sur-le-champ afin de corriger les lacunes dans les contrôles.
Jaune Améliorations moyennes requises Certains des contrôles en place fonctionnent. Or, des problèmes importants qui exigent d'être abordés ont été relevés. Ces problèmes pourraient nuire à l’atteinte des objectifs du programme ou des objectifs opérationnels.
Bleu Améliorations mineures requises Bon nombre de contrôles fonctionnent comme prévu. Toutefois, certains changements mineurs s’imposent pour améliorer l’efficacité et l’efficience de l’environnement de contrôle.
Vert Sous contrôle Les contrôles fonctionnent comme prévu et aucune autre mesure ne s'impose pour l'instant.

6 Déclaration d’assurance

Cet audit respecte les normes d’audit interne du gouvernement du Canada, conformément aux résultats du programme d’amélioration et d’assurance de la qualité.



Brian Evans
Dirigeant principal de l’audit interne et de l'évaluation, Agence Parcs Canada

7 Opinion

L’audit a révélé que le processus d’autorisation des voyages et la production des rapports sont bien contrôlés. Des exemples de renforcement d’une diligence raisonnable ont été observés et une pratique exemplaire est en place. Le processus entourant la gestion des heures supplémentaires et du travail par poste ainsi que la production des rapports à cet égard reflétaient des responsabilités claires et démontraient de la transparence.

L’application d’une plus grande diligence raisonnable est nécessaire en ce qui concerne l’usage des cartes d’achat pour s’assurer que les achats sont strictement liés au travail, respectent les offres à commandes obligatoires établies pour l’approvisionnement en biens et en services et sont dûment approuvés par les gestionnaires responsables.

Le processus de passation de marchés devrait être renforcé et harmonisé pour assurer des responsabilités appropriées et atténuer les risques. L’équipe interne responsable de la passation des marchés doit être adéquatement formée pour acquérir les bonnes connaissances et disposer des outils appropriés pour mener à bien les activités entourant la passation de marchés au sein de l’unité de gestion.

En ce qui concerne l’indemnité de poste isolé, certaines anomalies ont été observées dans le paiement d’indemnités et de prestations. Le modèle de gestion actuel devrait être réévalué pour assurer l’uniformité et l’exactitude.

8 Observations et recommandations

8.1 Approvisionnement – Passation de marchés

Jaune Améliorations moyennes requises Certains des contrôles en place fonctionnent. Or, des problèmes importants qui exigent d'être abordés ont été relevés. Ces problèmes pourraient nuire à l’atteinte des objectifs du programme ou des objectifs opérationnels.

Contexte

En tout, 1 047 marchés ont été établis par l’unité de gestion, pour une valeur totale de 2 959 926,59 $. Aux fins de cet audit, un marché est défini comme tout document qui a été saisi dans le Module de gestion du matériel du système SAP au titre d’approvisionnement en biens et services. Sur les 1 047 marchés, 677 (65 %) ont été codés comme étant des marchés non concurrentiels; les autres étaient des marchés concurrentiels (comprend les préavis d’adjudication de marché (PAC), les appels d’offres ouverts et les marchés concurrentiels traditionnels). Sur les 677 marchés non concurrentiels, 93% (630) concernaient l’acquisition de biens de moins de 25K$ et 7% (47) concernaient l’obtention de services professionnels de moins de 100K$ ce qui respecte la section 10.2.1 de la Politique sur les marché du SCT. De manière générale, une justification doit être au dossier pour supporter l’application d’une exclusion de cette politique. Même si attribuer 80% des marchés via un processus compétitif est une bonne pratique encouragée à Parcs Canada, l’équipe d’audit reconnaît qu’il peut être difficile d’atteindre cet objectif dans les régions éloignées où le choix de vendeurs est limité.

L’annexe D présente une ventilation des procédures d’invitation à soumissionner ainsi que les valeurs et le nombre des différents types de marchés.

Dans l’ensemble,

  • 19 marchés avaient une valeur de plus de 25 000 $ (dont 1 de plus de 100 000 $), pour une valeur totale de 1 045 755,27 $ (35 % de la valeur des marchés et 2 % du volume des marchés);
  • 119 marchés avaient une valeur se situant entre 5 000 $ et 25 000 $, pour une valeur totale de 1 175 172,34 $ (40 % de la valeur des marchés et 11 % du volume des marchés); et
  • 909 marchés avaient une valeur de moins de 5 000 $, pour une valeur totale de 714 449,73 $ (24 % de la valeur des marchés et 87 % du volume des marchés).

À noter que le parc national des Monts-Torngat qui fait partie de cette unité de gestion est soumis à des obligations contractuelles découlant de deux ententes sur des revendications territoriales globales, soit celle avec les Inuits du Labrador et celle avec les Inuits du Nunavik. Les marchés qui relèvent de ces deux ententes sur les revendications territoriales exigent des connaissances supplémentaires sur le processus de passation de marchés approprié et, par conséquent, le risque lié à la non-conformité est plus grand.

L’unité d’échantillonnage est un marché établi. Dans le plan d’échantillonnage, 30 marchés ayant une valeur totale de 406 323,37 $, ce qui représentait 13,7 % de la valeur totale des marchés pour l’unité de gestion, ont été sélectionnés. Différentes procédures d’invitation à soumissionner et différents types de marchés ont été sélectionnés pour assurer l’hétérogénéité de l’échantillon.

Sur les 30 marchés sélectionnés,

  • 17 étaient des marchés non concurrentiels, et 13 des marchés concurrentiels;
  • 12 étaient des marchés de plus de 5 000 $ et 18 étaient de moins de 5 000 $.

Observation

Exécution des marchés

Sur les 30 marchés examinés, deux marchés n’ont pas utilisé le bon mécanisme. Dans un cas, il s’agissait d’un partenariat de marketing qui a été conclu en utilisant un bon de commande au lieu d’un marché de services. L’autre marché était un seul marché de publicité qui a été consigné par erreur comme étant deux marchés distincts. Le traitement de ces deux marchés reflétait un manque de connaissance du processus de préparation et de traitement des marchés.

Tous les marchés reflétaient un processus d’adjudication des marchés juste et ne dépassaient pas la limite autorisée. Deux marchés (un de 59 494,50 $ et un de 48 447 $) ne contenaient pas de description adéquate des services ou des taux des services afin de refléter des exigences et responsabilités claires pour les fournisseurs. Ces marchés de services de plus grande valeur pour l’unité de gestion auraient dû être établis d’une manière claire afin d’éviter des recours éventuels contre l’Agence. Tous les marchés examinés avaient des modalités de paiement claires et adéquates, fondées sur la nature des services et biens acquis. Le paiement pour tous les marchés examinés était appuyé par des documents exacts et appropriés soumis par les fournisseurs. Tous les dossiers des marchés à soumissionnaire unique examinés contenaient une justification. Vingt-huit des 30 factures étaient approuvées de façon appropriée en vertu de l’art. 34. Une facture a été émise par le fournisseur et a été autorisée aux fins de paiement avant l’achèvement des travaux. Une autre facture avait été signée par un gestionnaire qui n’avait pas le pouvoir de le faire pour le centre de coûts visé.

Pouvoir de signature et processus d’approvisionnement

Il existe deux niveaux de pouvoir de signature pour les marchés : le pouvoir d’engager des fonds (art. 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques) et le pouvoir de passer des marchés (art. 41 de la Loi sur la gestion des finances publiques). La personne ayant le pouvoir d’engager des fonds remplit le formulaire de demande de marché, sur lequel la personne ayant le pouvoir de passer des marchés se fondera pour lancer le processus. La personne ayant le pouvoir de passer des marchés signe le marché une fois qu’il est établi. Pour les marchés de plus petite valeur, la personne qui a le pouvoir d’engager des fonds en vertu de l’art. 32 a aussi le pouvoir de passer des marchés.

L’audit a permis de constater que les signatures pour attester l’autorisation en vertu de l’art. 32 n’étaient pas toujours datées pour confirmer le moment où le pouvoir a été exercé. Ce phénomène a aussi été constaté dans les achats au moyen d’une carte d’achat. Dans ces cas, la validité de l’autorité ne pouvait être déterminée qu’à partir du contexte ou de la documentation à l’appui. Le paragraphe 32(2) de la Loi sur la gestion des finances publiques précise qu’il faut mettre en place des procédures et tenir des registres pour assurer le contrôle des engagements financiers. La Directive sur la vérification des comptes précise que les personnes détiennent le pouvoir de confirmer et de certifier doivent s’assurer qu’il existe des preuves tangibles de la vérification, c’est-à-dire s’assurer que le processus permet d’identifier les personnes qui ont effectué la vérification des comptes ou garantit qu’il y a une piste de vérification électronique.

Un des 30 marchés était signé par un gestionnaire qui n’avait pas le pouvoir approprié en vertu de l’art. 32 pour le centre de coûts visé. Les 29 autres marchés avaient été signés en vertu de l’art. 32 par l’autorité appropriée qui avait une carte de spécimen de signature valide durant la période d’examen. Cependant, 14 des 29 signatures n’étaient pas datées. Il faudrait renforcer, au sein de l’unité de gestion, l’établissement de l’autorité en datant la signature pour assurer une reddition de compte appropriée et une piste de vérification claire.

Les pouvoirs en vertu de l’art. 32 relatifs à l’approvisionnement en biens sont habituellement établis grâce à un formulaire de demande interne sur support papier. Or, l’audit a permis de constater qu’un bon de commande pour l’approvisionnement n’est pas toujours envoyé au fournisseur. Il n’y a pas non plus dans le système financier, d’engagement électronique des fonds approuvés sur le formulaire de demande interne. Les fonds n’ont été consignés dans le module de gestion du matériel qu’après réception de la facture du fournisseur, et une autorisation après les faits en vertu de l’art. 34. Pour 18 des 30 marchés (tous des marchés d’approvisionnement en biens), les fonds n’avaient pas été engagés dans le système financier dans un délai raisonnable, et aucun bon de commande n’a été transmis aux fournisseurs. Sur ces 18 marchés, quatre étaient des marchés de plus de 5 000 $. Avec l’élimination de l’autorisation d’achats locaux (bon de commande sur support papier fourni aux fournisseurs lors d’approvisionnement en biens de moins de 5 000 $), il n’y avait donc pas d’engagement officiel entre l’unité de gestion et le fournisseur. Cette situation expose l’Agence au risque de rupture de contrat et de recours éventuels mettant l’Agence à risque de ne pas pouvoir respecter les exigences opérationnelles. L’unité de gestion devrait s’assurer que le processus de passation de marchés permet d’établir une responsabilité appropriée et de gérer adéquatement le risque.

Fonction de passation de marchés

L’unité de gestion gère tous les marchés par le biais de son équipe interne des marchés. L’équipe responsable de la passation des marchés au sein de la Direction générale du dirigeant principal des finances a un rôle de soutien lorsque les demandes sont lancées par l’unité de gestion. On a constaté pendant l’audit des écarts entre la capacité de passation de marchés de l’unité de gestion est celle plus centrale de la Direction générale du dirigeant principal des finances. Parmi ceux-ci, mentionnons le manque de connaissance à l’égard des ententes sur les revendications territoriales globales, un codage inexact des marchés dans le système financier et une capacité inadéquate en ce qui concerne la préparation et le traitement des contrats. La capacité de passation de marchés à l’unité de gestion doit être renforcée afin d’assurer une plus grande uniformité dans le processus de passation des marchés au sein de l’Agence.

Actuellement, les approvisionnements de moins de 5 000 $ (87 % du volume des marchés) sont établis par les gestionnaires de projet. Cependant, il y a un délai dans l’engagement électronique des fonds et il n’y a pas de marché officiel avec les fournisseurs pour ces marchés de faible valeur, tel qu’il est mentionné précédemment. Il faut améliorer le processus de passation des marchés pour garantir l’engagement des fonds à point nommé et l’établissement de marchés. Les ressources de la passation de marchés de l’unité de gestion devraient être planifiées adéquatement et les responsabilités en matière de passation de marchés devraient être clairement établies pour que la passation de marchés se fasse d’une manière rigoureuse et responsable.

Actuellement, les marchés qui sont soumis aux ententes sur les revendications territoriales (cela s’applique au parc national des Monts-Torngat) sont principalement gérés par les gestionnaires de projet. Cela accroît le risque que ces activités contractuelles ne respectent pas les règles établies et ne soient pas menées de manière uniforme et efficiente. L’unité de gestion devrait faire en sorte, par une formation et des outils appropriés, que sa fonction de passation de marchés soit en mesure d’assumer ses responsabilités d’une manière efficace.

Conclusion

Le processus de passation de marchés devrait être renforcé et bien harmonisé pour garantir des responsabilités appropriées et l’atténuation des risques. Il y a place à l’amélioration et il faut s’assurer que le bon mécanisme de passation de marchés est appliqué, que des descriptions et des mandats clairs sont établis pour les marchés de services et que les contrats d’approvisionnement en biens de faible valeur n’évitent pas l’engagement des fonds en temps utile ni l’établissement officiel de marchés avec les fournisseurs. L’équipe interne des marchés devrait être adéquatement formée et posséder les connaissances et les outils appropriés pour mener à bien les activités entourant la passation de marchés au sein de l’unité de gestion, et ce, d’une manière uniforme avec la capacité de passation de marchés générale de l’Agence.

Recommandation

1. Le directeur de l’unité de gestion devrait s’assurer que les responsables de la passation de marchés à l’interne sont bien formés et sont qualifiés pour exécuter avec efficacité et efficience toutes les activités entourant la passation de marchés au sein de l’unité de gestion.

Réponse de la direction

En accord : On a communiqué avec le chef de l’approvisionnement, des marchés et des contributions au sein de la Direction générale du DPF pour demander une liste des cours et outils de formation qui existent.

Les membres de la fonction interne de passation de marchés suivront des webinaires dans le domaine de l’approvisionnement dès que ces webinaires seront offerts.

Les agents de contrat de la fonction d’approvisionnement à Gatineau sont actuellement inscrits au programme de l’École de la fonction publique du Canada. La première séance de formation a eu lieu en février 2015. D’autres cours de formation seront suivis au fur et à mesure qu’ils seront offerts.

La fonction interne de passation de marchés a suivi récemment une formation en ligne en approvisionnement afin d’appuyer les activités du Nord.

La capacité de l’unité de gestion en matière de passation de marchés est actuellement à l’étude, l’objectif étant de régler certaines incohérences soulevées dans l’audit.

2. Le directeur de l’unité de gestion devrait s’assurer que l’exécution des marchés est améliorée de la manière suivante :
  1. Les marchés de services sont établis en utilisant le bon mécanisme et contiennent une description claire et adéquate des services et des prix convenus;
  2. L’approvisionnement en biens au moyen d’une offre à commandes pour des biens dont la valeur est inférieure à 5 000 $ est fait en engageant les fonds dans le système financier et en établissant les marchés avec les fournisseurs dans un délai raisonnable;
  3. Les fondés de pouvoir en vertu des articles 32 et 34 devraient toujours dater leurs signatures afin de maintenir des registres appropriés de la validité de l’autorisation relativement aux fonds engagés et dépensés.

Réponse de la direction

  1. En accord : Le plan d’action proposé en lien avec la recommandation no 1 concernant la formation permettra de régler ce problème.
  2. En accord : L’équipe des Finances prépare actuellement une trousse de formation qui sera donnée à tous les employés qui achètent des biens et des services. La formation couvrira divers sujets, notamment le bon usage des offres à commandes, les cartes d’achat, le processus entourant l’AVV et l’importance des dates pour assurer la trace d’audit. Cette formation sera donnée d’ici la fin de juin 2015.
  3. En accord : La trousse de formation qui sera donnée d’ici la fin de juin 2015 permettra de régler ce problème.

8.2 Approvisionnement - Cartes d’achat

Bleu Améliorations mineures requises Bon nombre de contrôles fonctionnent comme prévu. Toutefois, certains changements mineurs s’imposent pour améliorer l’efficacité et l’efficience de l’environnement de contrôle.

Contexte

L’unité d’échantillonnage est un relevé mensuel des achats effectués par les détenteurs de cartes d’achat. L’unité de gestion de l’Ouest de Terre-Neuve et du Labrador avait 49 comptes actifs de cartes d’achat en 2013–2014. La valeur totale des achats faits au moyen de ces cartes pendant la période visée par l’audit était de 320 380,48 $ (relevés du 3 avril 2013 au 3 mars 2014), pour un total de 338 relevés de cartes d’achat. L’annexe E présente la ventilation des dépenses mensuelles effectuées au moyen des cartes d’achat.

Dans le plan d’échantillonnage, un total de 67 relevés mensuels représentant 47 comptes ont été choisis pour une valeur totale de 96 936,01 $, soit 30 % de la valeur totale de la période visée par l’audit.

Observation

Processus d’examen, de délivrance, de renouvellement et d’annulation des cartes d’achat

Le coordonnateur régional des cartes d’achat de l’unité de gestion est responsable de la coordination du processus d’examen, de délivrance, de renouvellement et d’annulation des cartes d’achat.

La base de données des cartes d’achat reflétait les limites en vigueur accordées aux titulaires de cartes qui vont de 1 000 $ à 7 500 $, à l’exception de 11 titulaires de cartes qui avaient une limite plus élevée se situant entre 10 000 $ et 20 000 $.

Avec moins de 3 % des relevés mensuels totalisant plus de 3 000 $, l’unité de gestion devrait penser à réviser la limite des cartes chaque année afin que le montant reflète les besoins opérationnels.

En ce qui concerne la délivrance des cartes, le coordonnateur transfère la demande à la banque et reçoit la nouvelle carte. Le titulaire de la carte signe un formulaire attestant ses responsabilités à l’égard de l’utilisation de la carte d’achat. L’unité de gestion avait mis à jour le registre des formulaires d’attestation signés pour tous les titulaires de carte, à l’exception de deux. Cela a été corrigé au moment de l’audit.

Le renouvellement des cartes actuelles se fait automatiquement par la banque, à moins d’indications contraires. Les cartes sont annulées quand le titulaire d’une carte quitte l’Agence, ou quand des cartes sont volées, perdues ou compromises. L’audit a démontré des preuves d’annulation proactive des cartes, par le coordonnateur, lorsque des employés quittent l’Agence, afin d’atténuer le risque de mauvais usage des cartes.

Quand les titulaires de cartes changent d’unité d’affaires au sein de l’Agence, ils ont le droit de garder leur carte. Dans le cas d’un transfert hors de l’unité de gestion, le coordonnateur régional s’assure que les renseignements sur le compte sont mis à jour afin de tenir compte de la nouvelle unité d’affaires.

Usage et paiement des cartes d’achat

L’analyse des données des opérations a révélé que toutes les opérations au cours de l’exercice financier 2013–2014 étaient de moins de 5 000 $. Les contrôles ont porté sur 67 relevés. Cinq relevés avaient des opérations qui concernaient des achats non liés au travail (total de 6 opérations) et 8 relevés (total de 9 opérations) avaient des opérations de fournitures de bureau et d’accessoires informatiques qui ne respectaient pas le recours obligatoire aux offres à commandes. La valeur de ces opérations n’est pas importante. Les fonds engagés et dépensés doivent être strictement liés au travail et assortis d’une justification professionnelle précise. En outre, l’unité de gestion devrait également renforcer l’utilisation des offres à commandes afin de bénéficier de coûts réduits, d’une plus grande efficience du processus d’approvisionnement et d’un meilleur contrôle sur la qualité des biens et des services.

L’audit a permis de constater que tous les relevés mensuels étaient adéquatement rapprochés au moyen d’un registre standard. Sauf une exception, tous les relevés étaient certifiés par une autorisation en vertu de l’art. 34. Dans le cas de cinq relevés, l’autorisation en vertu de l’art. 34 a été accordée par une personne n’ayant pas d’autorité pour les centres de coûts visés. Les gestionnaires doivent s’assurer qu’ils autorisent des dépenses seulement pour les centres de coûts pour lesquels ils ont la délégation des pouvoirs. Pour des raisons pratiques, il est courant au sein de l’unité de gestion, que des biens soient achetés en utilisant la carte d’achat d’un centre de coûts mais pour le bénéfice d’un autre centre de coûts, en particulier quand les achats sont faits en dehors de la ville. Cette situation entraîne donc la nécessité d’obtenir plusieurs certifications en vertu de l’art. 34 pour un seul registre en raison des différents centres de coûts. Lorsque plusieurs certifications en vertu de l’art. 34 étaient nécessaires, on a observé une lacune concernant l’obtention de toutes les signatures appropriées. Lors de l’audit, 4 relevés nécessitant plusieurs signatures en vertu de l’art. 34 n’avaient pas toutes les certifications requises.

Comme on l’a déjà mentionné dans la partie sur la passation de marchés, les signatures en vertu de l’art. 34 n’étaient pas toujours datées pour assurer la délégation appropriée des pouvoirs et la validation des fonds. Lors de l’audit, 18 signatures en vertu de l’art. 34 n’étaient pas datées.

Conclusion

Le processus d’examen, de délivrance et d’annulation des cartes est bien contrôlé. Certaines lacunes ont été observées quant à l’usage approprié des cartes d’achat et des mesures devront être prises à cet égard.

Recommandation

3. Le directeur de l’unité de gestion devrait s’assurer que les achats faits au moyen des cartes d’achat respectent les restrictions relatives aux achats énoncées dans la Directive sur les cartes d’achat et aux offres à commandes obligatoires.

Réponse de la direction

En accord : La trousse de formation proposée à la recommandation no 2 permettra de régler ce problème.

8.3 Voyages d’affaires

Vert Sous contrôle Les contrôles fonctionnent comme prévu et aucune autre mesure ne s'impose pour l'instant.

Contexte

Les voyages d’affaires faits par des non-fonctionnaires ainsi que les voyages non facultatifs à titre privé faits par des employés en vertu de la Directive sur les postes isolés et les logements de l’État ne sont pas inclus dans cet audit. Les voyages effectués par des non-fonctionnaires, le cas échéant, auraient été inclus dans la partie concernant la passation de marchés, et les voyages non facultatifs faits par des employés des postes isolés sont couverts dans la partie concernant l’indemnité de poste isolé.

Dans l’unité de gestion, 221 rapports de frais de déplacement ont été soumis par 78 voyageurs au cours de l’exercice financier 2013–2014, d’une valeur totale de 242 119,30 $ (cela comprend les dépenses payées d’avance pour les déplacements). L’unité d’échantillonnage est le rapport de frais de déplacement. En tout, 30 rapports de dépenses touchant 26 voyageurs, représentant des dépenses totales approuvées de 70 387,72 $ (29 % de la valeur totale), ont été inclus dans l’échantillonnage. On a constaté que dans le système électronique, un voyage d’affaires prolongé est associé à une demande de voyage, mais comporte plusieurs rapports de dépenses.

À noter que le système OGD, le système électronique utilisé dans l’ensemble du gouvernement pour les demandes de voyage et la production de rapports sur les voyages, n’est plus utilisé depuis la fin de l’exercice 2013–2014. Un nouveau système, les SVP (Services de voyage partagés), a été émis en place au début de l’exercice 2014–2015. L’audit visait la période pendant laquelle le système OGD était utilisé aux fins de la planification des déplacements et de la production des rapports.

Observation

Planification des déplacements

Tous les déplacements étaient associés à un objectif d’affaires clair et des preuves de diligence raisonnable ont été trouvées. L’examen de 30 rapports de frais de déplacement a révélé que les déplacements pour affaires étaient consignés dans le système OGD, chaque fois que c’était possible, à l’exception de trois rapports de dépenses. On pouvait justifier pourquoi ces rapports étaient présentés sur support papier; il s’agissait par exemple de rapports de fin d’exercice produits quand le système OGD devait être remplacé, et de la réclamation d’une dépense supplémentaire ayant été omise dans un rapport antérieur.

L’audit n’a pas permis de déterminer si tous les frais de déplacement étaient dans les limites du budget. Sur les 30 rapports de frais de déplacement examinés, huit étaient associés à une demande de déplacement pour une autorisation générale de voyage n’ayant pas de budget de voyage associé. Il est important d’avoir un budget qui est associé au déplacement afin de faire le suivi des dépenses réelles par rapport aux dépenses budgétées liées à des voyages d’affaires. Les demandes de déplacement approuvées doivent être accompagnées d’un budget de voyage assez juste, puisque une approbation constitue l’autorisation de voyager pour se rendre à une destination particulière à des fins professionnelles précises ainsi que l’autorisation de dépenser un certain montant dans le cadre de son voyage. Après discussion, l’unité de gestion a déclaré, et la documentation à l’appui a confirmé ses dires, que les demandes de déplacement pour 2014–2015 présentées et saisies dans le nouveau système SVP étaient accompagnées d’un budget, et que la pratique du budget zéro, comme c’est le cas dans la demande d’autorisation générale de voyage pour 2013–2014, ne se fait plus.

Toutes les demandes de déplacement ont été approuvées par l’autorité appropriée. Cependant, le délai de présentation de huit rapports de dépenses est remis en question. Sur les huit exceptions, deux des signatures, qui étaient sur support papier, n’étaient pas datées. À noter que toute approbation dans le système OGD est automatiquement datée, dans le cadre du contrôle des demandes. Les six autres rapports ont été approuvés dans le système OGD alors que la personne était déjà en voyage. Ces déplacements sont associés à l’autorisation générale de voyage qui a approuvé les déplacements au sein de l’unité de gestion à des fins opérationnelles jusqu’à la fin de l’exercice financier. Certaines demandes de voyage avaient été faites très près des dates de voyage. Bien que certains déplacements pour affaires soient faits au besoin, une planification des déplacements suffisamment à l’avance est nécessaire, chaque fois que c’est possible, afin de donner suffisamment de temps pour obtenir les autorisations appropriées.

Rapports sur les frais de déplacement

Dans l’ensemble, les frais de déplacement étaient conformes aux diverses lignes directrices établies dans les modules concernant les voyages de la Directive sur les voyages, à l’exception d’un rapport de dépenses, qui n’était pas conforme aux lignes directrices concernant les indemnités de repas présentées dans la Directive sur les voyages. Il s’agissait d’une erreur de compréhension de l’application des taux, et le gestionnaire avait déjà été informé de suivre les taux de la Directive sur les voyages concernant les repas.

Tous les frais de déplacement étaient autorisés de façon appropriée en vertu des pouvoirs de l’art. 34 avant le remboursement des frais remboursables. En outre, la plupart des rapports électroniques de dépenses étaient aussi examinés par un superviseur des finances, ce qui constitue une bonne pratique pour accroître l’uniformité et l’exactitude du processus de production de rapports.

Tous les rapports de déplacement étaient appuyés par les reçus nécessaires et les documents appropriés, le cas échéant. Il y a eu un voyage où le voyageur a dû faire des changements soudains aux plans en raison de circonstances inévitables. Il y avait des preuves d’une consultation à point nommé avec les spécialistes en la matière et de l’application d’une diligence raisonnable pour assurer la conformité avec la réglementation et l’équité entre employés.

Conclusion

L’unité de gestion a utilisé de manière proactive le système OGD pour les demandes de voyage et les rapports sur les déplacements, ce qui montre bien son habileté à adopter le nouveau système SVP pour les demandes de voyage et les rapports sur les déplacements. Certains exemples dignes de mention du processus d’approbation et de déclaration des dépenses ont été décrits dans les observations. On note également une pratique exemplaire à suivre, que l’on présente ci-dessous.

Pratique exemplaire

On trouve dans les rapports de dépenses une piste claire des activités liées aux déplacements, car la partie des rapports électroniques destinée aux commentaires contient des renseignements supplémentaires, tels que l’heure du départ, la raison de certains choix faits concernant les plans de voyage et le moyen de transport utilisé. Ainsi, la façon de déclarer et de réclamer les dépenses de voyage est uniforme et transparente.

8.4 Rémunération supplémentaire - Indemnité de poste isolé (IPI)

Bleu Améliorations mineures requises Bon nombre de contrôles fonctionnent comme prévu. Toutefois, certains changements mineurs s’imposent pour améliorer l’efficacité et l’efficience de l’environnement de contrôle.

Contexte

L’unité de gestion a dépensé en tout 270 619,69 $ à titre d’indemnité de poste isolé (IPI), et 4 193,03 $ pour les voyages non facultatifs de l’IPI, au cours de l’exercice 2013–2014. Seulement quelques endroits au sein de l’unité de gestion entrent dans la catégorie des postes isolés selon la Directive. Par conséquent, seulement une partie des employés travaillant pour l’unité de gestion sont admissibles aux prestations et aux indemnités de poste éloigné. Au total, 38 employés ont reçu des prestations ou des indemnités de poste éloigné. Au cours de l’exercice financier 2013–2014, il y avait six postes dans la région de l’Ouest de Terre-Neuve et du Labrador qui étaient reconnus comme des postes isolés, soit Nain, Red Bay, L’Anse-aux-Meadows, Port-aux-Choix, Cow-Head et Kuujjuaq (au Québec).

L’annexe F présente la ventilation des différentes indemnités et diverses prestations.

L’unité d’échantillonnage est un employé qui a reçu une certaine forme de prestation ou d’indemnité de poste isolé au cours de l’exercice financier 2013–2014. Au total, 21 employés qui se sont partagé des indemnités et des primes totalisant 183 249,61 $ (sans compter les voyages non facultatifs de l’IPI) ont été choisis pour l’échantillonnage. Trois voyages non facultatifs au titre de l’IPI associés aux échantillons ont été inclus aux fins des contrôles.

Divers éléments des prestations et des indemnités de poste isolé ont été inclus dans l’examen, notamment :

  • l’indemnité d’environnement (IE)
  • l’indemnité de vie chère (IVC)
  • l’indemnité de combustible et de services publics (ICSP)
  • l’aide au titre des voyages pour vacances (AVV) à taux fixe non soumise à une justification
  • les voyages non facultatifs au titre de l’IPI.

L’annexe G présente une description de chaque indemnité/prestation.

L’IE, l’IVC et l’ICSP sont calculées au prorata et ajoutées à la rémunération des employés. Elles leur sont versées sur leur chèque de rémunération aux deux semaines. Selon sa situation personnelle, l’employé a droit à un montant moins élevé s’il est célibataire ou à un montant plus élevé s’il a des personnes à charge.

L’AVV est établie en fonction du nombre de voyages effectués en utilisant le formulaire « Aide au titre des voyages pour vacances » (formulaire AVV). Les employés ont droit à une AVV une ou deux fois par année, selon les postes isolés. Il n’est pas nécessaire de voyager, de prendre congé ou de prendre des vacances pour recevoir l’AVV. Cette dernière est établie à un taux fixe, versée par personne, et s’applique à l’employé et à toutes les personnes de plus de deux ans qui sont à sa charge. Les AVV sont établies en fonction du prix du billet d’avion pour se rendre à un endroit précis de départ pour le poste isolé visé. Pour certains postes isolés, il y a des frais de kilométrage qui sont accordés pour la distance à parcourir entre le poste isolé et l’aéroport le plus près.

Toutes les dépenses déclarées pour les voyages non facultatifs au titre de l’IPI sont remboursées sur réception des reçus, et doivent suivre les lignes directrices établies dans la Directive sur les voyages.

Dans les cas examinés, 21 employés avaient droit à l’IE; neuf avaient droit à l’IVC; 20 avaient droit à l’ICSP; 17 avaient droit à l’AVV, et 3 ont fait des voyages non facultatifs au titre de l’IPI.

Observation

Admissibilité à l’IPI[1]

Les renseignements sont bien documentés sur le formulaire PILE quand l’employé se joint pour la première fois au poste isolé. Les renseignements figurant sur le formulaire PILE amorcent le versement des indemnités et des prestations. Le formulaire PILE est rempli par l’employé et est approuvé par le gestionnaire fonctionnel. L’employé remplit habituellement la partie sur les personnes à charge, et le gestionnaire remplit la partie sur les indemnités admissibles.

  • Deux formulaires avaient des taux horaires trop bas appliqués aux indemnités, de sorte que les employés recevaient moins que le montant auquel ils avaient droit.

À des fins d’uniformité et d’exactitude, tous les formulaires PILE devraient être examinés par le gestionnaire des Ressources humaines de l’unité de gestion avant d’être transmis au Service de rémunération.

Les employés qui se joignent à un poste isolé reçoivent une copie de la Politique. Il incombe au gestionnaire fonctionnel d’expliquer à l’employé les indemnités auxquelles il a droit. Cette façon de faire augmente le risque que les renseignements donnés aux employés au sujet des montants auxquels ils ont droit, ainsi que de leurs responsabilités correspondantes, varient d’un gestionnaire fonctionnel à l’autre. La trousse d’informations fournie aux employés devrait être remise à l’employé par le gestionnaire des Ressources humaines de l’unité de gestion. Parcs Canada dispose d’une version personnalisée de la Directive du Conseil national mixte, car certaines responsabilités incombent aux unités de gestion situées dans des postes isolés en raison de la décentralisation des activités. La Directive de Parcs Canada se lit comme suit : « Les unités de gestion fournissent des trousses d’informations complètes sur la politique sur les postes isolés, qui doivent contenir une copie de la politique et une explication de toutes les indemnités et les prestations auxquelles un fonctionnaire a droit. En outre, la trousse d’informations doit énoncer les critères d’admissibilité pour chacune des indemnités et des prestations ainsi qu’une liste des questions les plus fréquemment posées et des réponses à ces questions. La trousse d’informations doit décrire en des termes clairs les responsabilités des fonctionnaires lorsque les changements qui surviennent dans leur vie peuvent influer sur leurs indemnités et leurs prestations ». Cette trousse d’information complète, tel que le prévoit la Directive, devrait être remise aux employés qui se joignent à un poste isolé afin qu’ils comprennent bien les prestations et indemnités applicables, ainsi que leurs responsabilités correspondantes.

Mise à jour de l’admissibilité à l’IPI

Il faut mettre à jour l’admissibilité à l’IPI, soit quand il y a un changement dans le niveau de classification ou des taux établis pour les postes isolés en vertu de la Directive sur les postes isolés et les logements de l’État du Conseil national mixte (la Directive), soit quand il y a un changement dans la situation personnelle de l’employé, comme l’ajout ou le retrait de personnes à charge.

  • Sur les 21 formulaires PILE examinés, dans un seul, le nombre de personnes à charge n’avait pas été mis à jour pour refléter la situation familiale de l’employé déclarée sur son AVV. Par conséquent, l’employé a reçu l’indemnité moins élevée selon le taux accordé aux célibataires plutôt que le taux familial. La Directive mentionne ce qui suit : « [lorsque] les changements qui surviennent dans la vie d’un fonctionnaire influent sur le logement ainsi que sur les indemnités et les prestations auxquelles il a droit en vertu de la présente directive, il lui incombe d’en aviser son gestionnaire et l’administrateur de son ministère le plus tôt possible ». Les autres formulaires PILE reflétaient l’ajout/le retrait de personnes à charge quand un changement était survenu, les employés ayant dûment rempli un nouveau formulaire PILE.
  • L’équipe des relations de travail à Parcs Canada envoie habituellement un courriel aux unités opérationnelles visées et à l’équipe de la Rémunération chaque fois qu’un changement est apporté à la Directive. Toute hausse des indemnités est corrigée par l’équipe de la Rémunération. Toute baisse des indemnités attribuable à une baisse des niveaux de classification, qui prévoit une certaine période d’attente après avoir informé l’employé du changement, doit être appliquée par l’unité de gestion à l’aide d’un formulaire PILE mis à jour qui est transféré à l’équipe de la Rémunération. Il n’y avait pas eu de baisse des niveaux de classification ou des taux pour les différentes indemnités applicables aux postes isolés visés pendant la période des contrôles. On a observé que les hausses de taux des indemnités avaient été appliquées aux employés visés pendant la période couverte par l’audit.
Exactitude du versement des indemnités et des prestations
Aide au titre des voyages pour vacances (AVV) non soumise à une justification

Dans quatre postes isolés, les employés ont droit à deux AVV au cours d’une année, et dans les deux autres postes isolés, à une AVV par année (montants établis au prorata pour les employés à temps partiel, et pour les employés qui sont arrivés au cours de l’exercice financier, à l’exception des employés qui travaillaient déjà dans un autre poste isolé).

  • 15 employés ont présenté une demande d’AVV au cours de l’exercice financier 2013–2014, et ont reçu les prestations de l’AVV correspondantes.
  • Sur les 15 personnes qui ont fait une demande d’AVV, seulement quatre demandes n’avaient pas d’erreur de calcul et avaient les bons montants au prorata. Les 11 autres demandes comportaient des incohérences sur le plan des calculs, notamment :
    • Les AVV de trois employés reflétaient l’utilisation de taux de kilométrage qui n’étaient plus en vigueur;
    • Les AVV de trois employés ne reflétaient pas le montant établi au prorata du kilométrage alors que le prix du billet d’avion correspondant avait été établi au prorata;
    • Les AVV de deux employés comportaient des erreurs de calcul lorsque le calcul avait été fait à la main;
    • Les AVV de trois employés contenaient des erreurs de calcul (comme les taxes applicables non incluses) et des frais de kilométrage non calculés au prorata.
  • Ces erreurs, quoique mineures sur le plan financier, exigent l’application d’une plus grande diligence raisonnable dans l’établissement et la révision des demandes d’AVV. Les demandes d’AVV des employés sont approuvées par les gestionnaires fonctionnels et parfois elles sont en plus examinées par l’équipe des Finances de l’unité de gestion. Il est recommandé de toujours faire la révision supplémentaire dans l’ensemble de l’unité de gestion pour que toutes les demandes d’AVV soient révisées et bien remplies. Enfin, il faut contrevérifier le nombre de personnes à charge indiqué dans la demande d’AVV avec le formulaire PILE pour assurer l’exactitude des formulaires PILE et leur mise à jour en temps utile.
Indemnité d’environnement (IE)

Le taux appliqué dans le cas de trois des 21 IE était inexact.

  • Dans un cas, le formulaire PILE de l’employé n’avait pas été mis à jour pour refléter l’ajout de personnes à charge, de sorte qu’on a appliqué le taux pour célibataire plutôt que le taux familial (déjà mentionné sous Mise à jour de l’admissibilité à l’IPI ci-dessus).
  • Les indemnités de deux employés étaient établies en fonction d’un taux horaire plus bas sur les formulaires PILE (déjà mentionné sous Admissibilité à l’IPI ci-dessus).
Indemnité de vie chère (IVC)

Les neuf employés admissibles à l’IVC ont reçu le bon montant, conformément aux informations fournies dans leur formulaire PILE.

Indemnité de combustible et de services publics (ICSP)

Trois des 20 employés admissibles à l’ICSP n’ont pas reçu le bon montant.

  • Dans un cas, on a appliqué le taux pour célibataires plutôt que le taux familial de l’ICSP étant donné que son formulaire PILE n’avait pas été mis à jour (déjà mentionné sous Mise à jour de l’admissibilité à l’IPI ci-dessus).
  • Les indemnités de deux employés étaient établies en fonction d’un taux horaire plus bas sur les formulaires PILE (déjà mentionné sous Admissibilité à l’IPI ci-dessus).
Voyages non facultatifs au titre de l’IPI

Trois employés sur 21 ont fait des voyages non facultatifs au cours de l’exercice 2013–2014. Chacun des voyages non facultatifs a été fait pour des raisons médicales, et était appuyé de façon appropriée par un certificat médical. Toutefois, il n’y avait pas d’indication prouvant que le gestionnaire avait été mis au courant du voyage avant qu’il ait lieu. Il devrait y avoir un processus officiel de demande et d’autorisation de voyager, suffisamment à l’avance, avant que le voyage ait lieu. Le remboursement des frais de déplacement était appuyé par une documentation adéquate.

Conclusion

Il y a place à l’amélioration dans la gouvernance et le processus d’examen des prestations et indemnités de poste isolé dans l’unité de gestion. L’approbation des formulaires PILE et les demandes d’AVV sont actuellement décentralisées aux gestionnaires fonctionnels. Le fait que les responsabilités ne soient pas séparées amoindrit l’examen critique des activités de surveillance, d’où le risque que des réclamations inappropriées passent inaperçues. Les incohérences et les inexactitudes des formulaires remplis ayant été observées sont peut-être attribuables au niveau de connaissances et de révision variable des gestionnaires à l’égard de l’application des taux et des calculs à faire.

Recommandation

4. Le directeur de l’unité de gestion devrait améliorer la gouvernance générale et la surveillance de l’indemnité de poste isolé; à cette fin, il devrait :
  1. Préparer pour les employés une trousse d’information complète expliquant toutes les indemnités et prestations auxquelles un employé a droit (selon le poste isolé), présentant une liste des questions et réponses les plus fréquentes et soulignant la responsabilité de l’employé de signaler tout changement dans sa situation personnelle pouvant avoir une incidence sur les indemnités et les prestations.
  2. S’assurer que tous les formulaires pour les postes isolés et les logements de l’État (PILE) sont complets et exacts pour assurer l’exactitude des indemnités. En outre, tous les formulaires PILE devraient être centralisés à l’unité de gestion aux fins de validation.
  3. S’assurer que toutes les demandes d’aide au titre des voyages pour vacances (AVV) sont complètes et exactes avant de verser des indemnités. En outre, les demandes d’AVV devraient être contre validées avec les formulaires PILE à jour afin d’assurer l’uniformité et l’exactitude.

Réponse de la direction

  1. En accord : On a terminé l’élaboration de la trousse d’informations. Nous attendons actuellement une réponse des Relations du travail concernant l’utilisation d’un formulaire à jour et sur l’exactitude des renseignements présentés dans la FAQ. La trousse d’informations devrait être prête pour le 30 juin 2015.
  2. En accord : Dès maintenant, l’équipe interne des Ressources humaines s’assurera que tous les formulaires PILE sont à jour. Le Service des finances assurera l’exactitude et l’information sera centralisée.
  3. En accord : Dès maintenant, tous les formulaires d’AVV seront transmis au Service des finances aux fins d’examen pour en assurer l’uniformité et l’exactitude et pour contrevérifier l’information avec les formulaires d’AVV à jour avant le versement des fonds.

8.5 Rémunération supplémentaire et/ou congé compensatoire payé - Heures supplémentaires, prime de poste, prime de disponibilité et prime de rappel au travail

Vert Sous contrôle Les contrôles fonctionnent comme prévu et aucune autre mesure ne s'impose pour l'instant.

Contexte

Dans l’unité de gestion, une somme totale de 152 639,19 $ a été versée à 108 employés, au cours de l’exercice financier 2013–2014, pour la rémunération des heures supplémentaires et les primes de poste ou en congés compensatoires payés.

  • Pour ce qui est des heures supplémentaires travaillées au-delà des heures régulières prévues, l’unité de gestion a dépensé 73 377,78 $, ce qui représente 48 % de la rémunération totale connexe.
  • Pour ce qui est des primes versées pour avoir travaillé un jour férié, l’unité de gestion a dépensé 34 989,19 $, ce qui représente 23 % de la rémunération totale connexe.
  • Pour ce qui est de la prime par poste de travail (primes de soir et de fin de semaine), l’unité de gestion a dépensé 17 714,50 $, ce qui représente 12 % de la rémunération totale connexe.
  • Les 17 % qui restent ont été dépensés en paiements de congés compensatoires accumulés ou en paies de vacances pour des employés occupant des emplois à court terme.

L’annexe H présente une ventilation de la rémunération supplémentaire par code économique et par compte du grand livre général.

L’unité d’échantillonnage est un relevé des heures travaillées et du temps supplémentaire (RTS) préparé par l’employé ou un versement pour un congé compensatoire non utilisé. En tout, 36 RTS et 2 versements de congé compensatoire payé, touchant 12 employés, ont été sélectionnés pour l’échantillonnage. Différents types de rémunération (prime de poste, heures supplémentaires et prime de disponibilité) et différentes fonctions au sein de l’unité de gestion ont été inclus dans l’échantillon.

Trente-six RTS ont été sélectionnés aux fins de contrôle. Ils portaient sur du travail à temps plein (par rapport à du travail à temps partiel) et visaient des employés travaillant selon un horaire régulier (par rapport à un horaire comprimé); l’échantillon combinait un mélange de 37,5 heures et de 40 heures travaillées par semaine de 5 jours. Sur les 36 RTS, 25 RTS incluaient des horaires de travail par poste. Les onze autres étaient exclusivement pour des heures supplémentaires effectuées par des employés travaillant selon un régime de travail normal.

Observation

Horaire de travail par poste et heures supplémentaires

Les données sur la majoration du salaire pour des heures supplémentaires travaillées et sur les primes versées aux employés reflétaient une répartition raisonnable des heures supplémentaires et des primes. Le travail par poste était appuyé par des horaires établis à l’avance, qui ont été fournis pour chacun des échantillons pertinents de l’audit.

Rapports sur le travail par poste et les heures supplémentaires

Tout travail par poste donnant lieu à une prime de poste ou à des heures supplémentaires travaillées au-delà des heures régulières de travail doit être consigné dans un relevé des heures travaillées et du temps supplémentaire (RTS) par l’employé. Ce rapport était rempli par les employés, habituellement selon un cycle de deux semaines. Sur le RTS, les employés indiquaient l’heure de début et de fin des heures supplémentaires travaillées et du poste de travail, et les taux à appliquer aux heures supplémentaires, et ils choisissaient entre un paiement en espèces ou un congé compensatoire payé pour les heures supplémentaires travaillées.

Les 36 RTS examinés étaient dûment signés par les superviseurs et les gestionnaires. Une fois rempli, le rapport est approuvé par le superviseur, puis par le gestionnaire. Une copie du RTS approuvé est ensuite transmise au Service de rémunération à Halifax aux fins de remboursement ultérieur. Les employés étaient rémunérés en fonction des heures consignées dans les RTS et des taux de rémunération applicables. Les données montrent que les congés compensatoires payés sont gérés de façon électronique et le versement de la rémunération des congés accumulés est fait après le 30 septembre, en fonction du solde inscrit dans le Système de traitement des congés.

Conclusion

L’audit a démontré que la gestion des heures supplémentaires et du travail par poste est faite de manière responsable propice à l’atteinte des objectifs en matière d’efficience et d’efficacité opérationnelles, tout en assurant une répartition raisonnable des heures ou des avis adéquats aux employés, le cas échéant. Les rapports portant sur les heures supplémentaires travaillées ont révélé certaines incohérences semblant découler d’une erreur mécanique plutôt que d’une mauvaise compréhension du cadre dans lequel les heures supplémentaires et le travail par poste sont rémunérés. Ces incohérences devraient être beaucoup moins fréquentes grâce aux contrôles des demandes qui seront effectués par le nouveau système de rapports électroniques. Selon le Service de la rémunération du Bureau national, l’utilisation de ce nouveau système sera obligatoire, et ce à compter de février 2015.

Annexe A : Système d’établissement de la priorité des recommandations

Priorité   Condition
Élevée   La direction devrait prendre des mesures immédiates à l’égard du commentaire formulé.
  1 Lacune importante sur le plan du contrôle interne
  2 Exceptions importantes aux politiques ou aux procédures
  3 Exposition importante aux risques
  4 Exceptions financières importantes – pertes, déclarations inexactes, erreurs, fraudes
  5 Infractions importantes aux lois ou à la réglementation
  6 Occasion d’améliorations importantes – revenus, économies, gains en efficience
Modérée   La direction devrait prendre des mesures en temps utile à l’égard du commentaire formulé.
  1 Lacune considérable sur le plan du contrôle interne
  2 Exceptions considérables aux politiques ou aux procédures
  3 Exposition considérable aux risques
  4 Exceptions financières considérables – pertes, déclarations inexactes, erreurs, fraudes
  5 Infractions substantielles aux lois ou à la réglementation
  6 Occasion d’améliorations considérables – revenus, économies, gains en efficience
Faible   La direction devrait prendre des mesures raisonnables afin d’intégrer un plan d’action à l’égard du commentaire formulé dans le cadre normal de ses activités.
  1 Lacune mineure sur le plan du contrôle interne
  2 Exceptions mineures aux politiques ou aux procédures
  3 Exposition limitée aux risques
  4 Exceptions financières mineures – pertes, déclarations inexactes, erreurs, fraudes
  5 Infractions mineures aux lois ou à la réglementation
  6 Occasion d’améliorations limitées – revenus, économies, gains en efficience

Annexe B : Ententes, lignes directrices, directives et politiques pertinentes

Approvisionnement - Passation de marchés

Approvisionnement – Cartes d’achat

Voyages d’affaires

Rémunération supplémentaire - Indemnité de poste isolé (IPI)

Rémunération supplémentaire et/ou congé compensatoire payé - Heures supplémentaires, prime de poste, prime de disponibilité et prime de rappel au travail

Annexe C : Critères et sous-critères par sources de données

1. Approvisionnement - Passation de marchés
C1 Le processus de préparation des marchés est équitable et transparent.
C1.1 Le mécanisme approprié est utilisé pour établir le marché.
C1.2 Le processus d’adjudication des marchés est juste.
C1.3 La valeur des marchés ou la valeur des modifications se situe dans la limite autorisée.
C2 La gestion des marchés reflète une diligence raisonnable.
C2.1 Le marché est signé de manière appropriée avant la prestation des services ou la livraison des biens.
C2.2 La description des biens ou des services à fournir est claire et exhaustive.
C2.3 Les modalités de paiement sont clairement établies dans le marché.
C3 Des contrôles financiers adéquats sont en place.
C3.1 L’engagement des fonds est signé de manière appropriée conformément aux pouvoirs de l’art. 32.
C3.2 Le paiement est appuyé par une documentation adéquate et exacte.
C3.3 Le paiement est autorisé de manière appropriée conformément aux pouvoirs de l’art. 34.


2. Approvisionnement - Cartes d’achat
C1 L’usage des cartes d’achat respecte les lignes directrices et ne dépasse pas la limite autorisée.
C1.1 Les cartes d’achat sont émises, renouvelées ou annulées conformément aux pratiques approuvées.
C1.2 Les titulaires de carte fournissent une reconnaissance écrite de leurs responsabilités et obligations avant de recevoir une carte d'achat du coordonnateur des cartes d'achat.
C1.3 La nature des achats respecte les restrictions établies dans la Directive.
C1.4 Chaque opération est dans les limites prescrites.
C1.5 L’usage des cartes d’achat se fait de manière sécuritaire.
C2 Des contrôles financiers appropriés sont en place.
C2.1 Il y a une certification valide en vertu de l’art. 34 qui est signée par la personne autorisée autre que le titulaire de carte.
C2.2 Les titulaires de cartes font le rapprochement des achats avec le relevé de la carte d’achat.
C2.3 Le paiement des relevés de la carte d’achat est effectué dans les délais.
C2.4 Tous les achats sont appuyés par des factures ou des reçus.
C2.5 La limite de la carte d’achat est fondée raisonnablement sur l’utilisation prévue de la carte par son titulaire.


3. Voyages d’affaires
C1 Les déplacements pour affaires sont gérés avec diligence raisonnable.
C1.1 Le but du voyage est bien défini.
C1.2 Les frais de déplacement ne dépassent pas les prévisions ou sont raisonnablement redressés en fonction des circonstances des voyages.
C1.3 Les frais de déplacement respectent les lignes directrices établies dans les différents modules sur les déplacements.
C1.4 Les rapports sur les voyages sont faits électroniquement, et si ce n’est pas le cas, des explications raisonnables sont données.
C2 Des contrôles financiers appropriés sont en place.
C2.1 Les voyages sont autorisés de façon appropriée avant qu’ils soient faits.
C2.2 Les frais de déplacement sont autorisés de façon appropriée avant d’être remboursés.
C2.3 Le remboursement des frais de déplacement est appuyé par une documentation adéquate.


4. Rémunération supplémentaire - Indemnité de poste isolé (IPI)
C1 L’admissibilité et les prestations auxquelles les employés ont droit sont déterminées selon les critères.
C1.1 La nature de l’emploi et le lieu de travail de l’employé sont bien documentés afin de déterminer l’admissibilité à l’IPI.
C1.2 La situation familiale de l’employé et les ententes relatives au logement établies sont bien documentées pour déterminer l’IPI appropriée.
C2 Le versement des indemnités est approprié.
C2.1 Le calcul des divers volets de l’IPI est exact.
C2.2 Les frais de déplacement additionnels et les congés associés aux postes isolés sont mis en œuvre de manière appropriée.
C2.3 Les changements aux indemnités en fonction des changements apportés à l’emploi des employés, les changements à la situation personnelle de l’employé ou les changements à la Directive sur les postes isolés et les logements de l’État sont mis en œuvre de manière appropriée.


5. Rémunération supplémentaire et/ou congé compensatoire payé - Heures supplémentaires, prime de poste, prime de disponibilité et prime de rappel au travail
C1 Les heures supplémentaires, la prime de poste, la prime de disponibilité et la prime de rappel au travail sont gérées avec diligence raisonnable.
C1.1 La répartition des heures supplémentaires et des périodes de disponibilité est équitable entre les employés disponibles et qualifiés.
C1.2 Les rapports sur les heures supplémentaires, la disponibilité et le rappel au travail sont approuvés au préalable par les responsables appropriés.
C1.3 Un préavis adéquat est donné pour les horaires par poste ou les changements à l’horaire de travail.
C1.4 Toutes les heures supplémentaires et les indemnités de disponibilité, de rappel et de rentrée au travail sont versées en argent sauf si l’employé demande une rémunération sous forme de congé payé équivalent, sous réserve de l’approbation de l’Agence.
C2 Il y a des rapports et une reddition de compte appropriés pour le paiement de la rémunération ou l’administration des congés compensatoires payés.
C2.1 Le paiement des heures supplémentaires, du travail par poste, de la disponibilité et du rappel au travail est appuyé de façon appropriée par les documents remplis par les employés.
C2.2 Les rapports sur les heures supplémentaires, le travail par poste, la disponibilité et le rappel au travail sont approuvés de façon appropriée par le gestionnaire délégué.
C2.3 La rémunération associée aux heures supplémentaires, au travail par poste, à la disponibilité et au rappel au travail est payée dans un délai raisonnable une fois les rapports finaux soumis.
C2.4 Les congés compensatoires payés associés aux heures supplémentaires, à la disponibilité et au rappel au travail sont gérés d’une manière responsable.

Annexe D : Type de marché et procédure d’invitation à soumissionner, nombre et valeurs – Exercice financier 2013–2014, Unité de gestion de l’Ouest de Terre-Neuve et du Labrador

Type de marché Préavis d’adjudication de marché (PAC) Appel d’offres ouvert Marchés concurrentiels traditionnels Marchés non concurrentiels traditionnels Total
Total 1 176 193 677 1 047
Bon de commande de TPSGC (9200)   2 4   6
Commande subséquente à une offre à commandes (942)   173 85 1 259
Bon de commande standard   1 62 630 693
Services professionnels > 10 000 $ (SP1) 1   17 13 31
Services professionnels < 10 000 $ (SP2)     25 33 58


Type de marché Préavis d’adjudication de marché (PAC) Appel d’offres ouvert Marchés concurrentiels traditionnels Marchés non concurrentiels traditionnels Total
Total 59 494,50 $ 968 365,87 $ 1 265 347,97 $ 666 718,25 $ 2 959 926,59 $
Bon de commande de TPSGC (9200)   137 275,80 $ 220 852,04 $   358 127,84 $
Commande subséquente à une offre à commandes (942)   830 346,53 $ 227 612,87 $ 6 725,77 $ 1 064 685,17 $
Bon de commande standard   743,54 $ 371 871,64 $ 404 081,23 $ 776 696,41 $
Services professionnels > 10 000 $ (SP1) 59 494,50 $   375 331,04 $ 190 671,63 $ 625 497,17 $
Services professionnels < 10 000 $ (SP2)     69 680,38 $ 65 239,62 $ 134 920 $

Annexe E : Dépenses mensuelles effectuées au moyen de cartes d’achat, exercice financier 2013–2014, Unité de gestion de l’Ouest de Terre-Neuve et du Labrador

Relevés de carte au cours de l’exercice financier 2013–2014 Montant
Total 320 380,48 $
Avril 2013 18 883,02 $
Mai 2013 17 518,61 $
Juin 2013 27 040,63 $
Juillet 2013 35 841,67 $
Août 2013 49 202,54 $
Septembre 2013 21 986,86 $
Octobre 2013 38 224,77 $
Novembre 2013 33 604,23 $
Décembre 2013 16 050,33 $
Janvier 2014 13 057,81 $
Février 2014 21 480,14 $
Mars 2014 27 489,87 $

Annexe F : Prestations et indemnités de poste isolé (IPI), exercice financier 2013–2014, Unité de gestion de l’Ouest de Terre-Neuve et du Labrador

Code G/L Description du compte général Montant total
21205 IPI – Aide au titre des voyages pour vacances non soumise à une justification 76 509,08 $
21206 IPI – Indemnité d’environnement (IE) 106 993,01 $
21207 IPI – Indemnité de vie chère (IVC) 52 789,05 $
21208 IPI - Indemnité de combustible et de services publics (ICSP) 33 191,41 $
21210 IPI – Indemnité d’environnement (IE) - Étudiants 991,73 $
21212 IPI - Indemnité de combustible et de services publics (ICSP) - Étudiants 145,36 $
  Total des IPI 270 619,64 $
     
22002 Déplacements – IPI pour raisons médicales 4 193,03 $

Annexe G : Définition des prestations et des IPI dans la Directive sur les postes isolés et les logements de l’État

Indemnité d’environnement (IE) L'IE s'évalue selon cinq niveaux de classification, des points étant attribués en fonction de la population, du climat et de la disponibilité des services de transport commerciaux ou de l'accessibilité par des routes praticables en tout temps. Les employés touchent une IE au taux établi à l’Appendice B de la Directive, selon la classification d’environnement de leur lieu d’affectation établie à l’Appendice A de la Directive.
Indemnité de vie chère (IVC) Une IVC est versée à l’employé affecté à un poste isolé où le prix de la nourriture et des autres biens et services est excessivement élevé par rapport à la localité reconnue comme point de comparaison, et elle vise à aider les employés à faire face à ces prix excessifs. Le montant de l’IVC est fonction des écarts de prix, mesurés par Statistique Canada, entre un poste isolé et son point de comparaison. Les employés touchent une IVC au taux établi à l’Appendice C de la Directive, selon la classification de vie chère de leur lieu d’affectation établie à l’Appendice A de la Directive.
Indemnité de combustible et de services publics (ICSP) Une ICSP est versée à l’employé affecté à un poste isolé désigné en vue de compléter son revenu et de l’aider à faire face aux coûts excessifs du combustible et des services publics attribuables aux frais de transport et aux taux de consommation plus élevés qu'impose la situation géographique du lieu d’affectation. Les employés touchent une ICSP au taux établi à l’Appendice D de la Directive, selon la classification de combustible et de services publics de leur lieu d’affectation établie à l’Appendice A de la Directive, s’ils paient directement au fournisseur les frais de combustible et de services publics.
Indemnité de frais de logement (IFL)) Une IFL est payable dans certains postes isolés désignés où les frais de logements sont excessivement élevés par comparaison à ceux dans le Sud du Canada. Une IFL est versée, selon les taux énoncés aux Appendices K-1 et K-2 de la Directive, aux employés qui occupent un logement privé ou un logement de l’État dans des postes isolés admissibles pour aider à compenser les frais de logement plus élevés.
Aide au titre des voyages pour vacances (AVV) à taux fixe non soumise à une justification L’AVV à taux fixe est payable à l’employé, pour lui-même et pour chaque personne à charge, le cas échéant. Le montant remboursé aux employés est déterminé selon l’aide au titre des voyages pour vacances à taux fixe publiée sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor. L’employé doit en faire la demande par écrit. Les paiements au titre de l’aide au titre des voyages pour vacances sont limités à une fois par année financière pour l’employé dont le lieu d’affectation a une classification d’IE 1, 2 ou 3 et à deux fois par année financière pour l’employé dont le lieu d’affectation a une classification d’IE 4 ou 5.
IPI pour des voyages non facultatifs Cela comprend les voyages pour des traitements médicaux ou dentaires non facultatifs, les voyages pour événements familiaux malheureux et les voyages à l’occasion d’un décès. Les employés qui doivent quitter leur travail et se rendre à l’extérieur pour les raisons susmentionnées, et qui reviennent à leur lieu d’affectation après, ont droit au remboursement de certains frais de déplacement, conformément à la Directive.

Annexe H : Primes, paies de vacances en remplacement de congé et rémunération des heures supplémentaires - Exercice financier 2013–2014, Unité de gestion de l’Ouest de Terre-Neuve et du Labrador

Code ECON Description ECON Code G/L Description du compte général Montant
      Total 152 639,19 $
0103 Civils, versements des primes pour le travail hors des heures normales ou pour autres raisons 21251 Prime de poste, sans compter les étudiants 4 625,50 $
21252 Prime de poste, sans compter les étudiants 13 089,00 $
21253 Versement des primes pour des congés fériés, sans compter les étudiants 31 293,89 $
21270 Versement des primes pour des congés fériés, étudiants 3 695,30 $
0104 Civils, paie de vacances en remplacement de congé 21153 Versement de la rémunération d’un congé, employés actifs 22 252,11 $
21156 Paie de vacances de 4 %, sans compter les étudiants 1 402,39 $
21158 Paie de vacances de 4 %, étudiants 2 903,22 $
0105 Civils, rémunération supplémentaire (pour heures supplémentaires) 21101 Heures supplémentaires travaillées, sans compter les étudiants 61 696,55 $
21102 Heures supplémentaires travaillées pendant un jour férié, sans compter les étudiants 541,91 $
21103 Disponibilité et autres types de rémunération supplémentaire, sans compter les étudiants 8 805,98 $
21105 Heures supplémentaires – Étudiants 2 333,34 $

[1] Dans le contexte de ce contrôle, l’admissibilité est considérée globalement et englobe la définition de l’admissibilité pour chacune des indemnités et chacune des prestations, et l’établissement des taux est lié aux niveaux d’admissibilité, en fonction du nombre d’heures de travail et de la situation personnelle des employés. Dans le même ordre d’idées, la mise à jour de l’admissibilité signifie la mise à jour de la classification ou des taux des différentes indemnités dans la Directive, et la mise à jour de la situation personnelle de l’employé ayant une incidence sur les indemnités ou prestations reçues.

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