Politiques et procédures

À compter du 1^er janvier 2023, le lieu historique national de Lower Fort Garry exige qu’une partie des frais totaux de l’événement soit versée à titre d’acompte, et un formulaire de demande doit être signé pour réserver la date de votre événement. Cet acompte est payable lors de la visite préliminaire du site avant l’événement et n’est pas remboursable. Le solde est dû dix (10) jours ouvrables avant l’événement.

Vous recevrez un permis d’activité pour événement spécial trente (30) jours avant la tenue de votre événement. Dès réception de ce permis, vous aurez dix (10) jours pour le signer et en retourner une copie. Vous devrez aussi fournir votre preuve d’assurance et tout permis pertinent (p. ex. consommation d’alcool et bruit) à ce moment-là. Après avoir signé le permis, il sera encore possible d’apporter des modifications au nombre d’invités, aux activités liées au patrimoine prévues, aux ressources et aux équipements nécessaires. Il est aussi possible de changer le lieu de votre événement jusqu’à dix (10) jours avant la date prévue, à condition que l’autre lieu n’ait pas été réservé.

Si vous devez malheureusement annuler l'événement, vous perdrez votre dépôt. Si vous avez acquitté le solde, cette somme vous sera remboursée. En outre, vous perdrez votre acompte si votre événement est annulé parce que vous n’avez pas obtenu les permis et les assurances nécessaires et que vous n’avez pas fourni les copies des documents demandées à Lower Fort Garry au moins 10 jours avant votre événement. Vous recevrez un remboursement intégral au cas où, à la discrétion de Parcs Canada, votre événement serait annulé en raison d'une catastrophe naturelle ou d'un cas de force majeure (incendie, inondation, etc.). Nous traitons les annulations et les reports au cas par cas, dans le but d'en arriver à une résolution équitable pour les clients et Lower Fort Garry.

Si vous souhaitez organiser votre événement sous une tente, vous êtes responsable de la location de la tente et vous pourriez être responsable de fournir des tables et des chaises si le nombre de vos invités dépasse ce qui est disponible. À votre départ, vous devrez faire en sorte que les lieux soient dans leur état original et ne pas laisser de déchets. Sinon, vous devrez payer des frais de nettoyage.

Si vous planifiez une réception à Lower Fort Garry, vous devrez obtenir une assurance responsabilité civile générale pour l’événement. Cette police d’assurance doit être fournie à votre personne-ressource à Parcs Canada au moins dix (10) jours ouvrables avant l’événement. Sans quoi, l’événement sera annulé.

Les entrepreneurs et le personnel de livraison auront un accès par véhicule à l’emplacement de la cérémonie/de la réception afin d'y déposer le matériel nécessaire. Tous les véhicules doivent quitter le terrain et être garés dans les aires de stationnement désignées immédiatement après la livraison des matériaux requis. Les véhicules ne peuvent être garés sur les terrains historiques ou à l'endroit adjacent à la zone de l'abri de pique-nique.

Il n'y a aucuns frais additionnels pour la prise de photos de mariage si vous louez une de nos installations pour votre cérémonie ou votre réception. Seuls les mariés peuvent être pris en photo à l’intérieur des bâtiments historiques (sous réserve de la disponibilité). Toutes les autres photos doivent être prises à l'extérieur.

Si vous souhaitez venir au lieu historique uniquement pour prendre des photos de mariage, veuillez communiquer avec nous.

Vous devrez fournir à votre personne-ressource de Parcs Canada le nom et le numéro de téléphone de tous les entrepreneurs et fournisseurs qui devront avoir accès aux lieux avant, pendant et après l’événement, ainsi que leurs heures d’arrivée et de départ, et ce, une semaine avant la tenue de l’événement. Ces renseignements comprennent les fournisseurs de la tente, des chaises et des tables, les organisateurs du mariage, les fleuristes, le juge de paix/prêtre, le service de voiture, etc.

Normalement, les mariages requièrent beaucoup d'heures de travail à partir du processus de planification jusqu'au jour de l'événement. Avant votre mariage, on vous demandera de fournir les noms et numéros de téléphone des principales personnes-ressources (autre que le couple), au cas où il serait nécessaire de prendre des décisions importantes le jour de l'événement.