Résultats 2017 du renouvellement de la fonction publique à Parcs Canada

Au début de 2016, le gouvernement du Canada a annoncé quatre thèmes pour les célébrations du 150e anniversaire de la Confédération : la diversité et l’inclusion, les possibilités pour les jeunes, la réconciliation nationale et un environnement sain. Parcs Canada s’est immédiatement mis au travail pour donner vie à ces thèmes de façon innovatrice.

L’élément le plus inclusif des célébrations a sans doute été la gratuité d’accès à tous les endroits administrés par Parcs Canada, notamment les droits d’éclusage sur les canaux historiques, tout au long de l’année 2017.

Les visiteurs étaient partout accueillis dans une atmosphère de fête, car tous ces endroits étaient décorés de bannières, de drapeaux et d’affiches aux couleurs de Canada 150, et chaque uniforme arborait même une épinglette commémorative de l’événement. Pour s’assurer que tous les Canadiens et les Canadiennes, ainsi que les nouveaux visiteurs, se sentent à l’aise dans les endroits de Parcs Canada, le programme d’Initiation au camping a pris presque vingt fois plus d’ampleur et est passé de 3 500 participants en 2016 à plus de 70 000 participants en 2017. Ces deux initiatives ont profité de l’appui d’activités de sensibilisation accrues auprès des populations en milieu urbain et des campagnes sur les médias sociaux qui ont fait le tour du monde.

En partenariat avec Patrimoine canadien, Parcs Canada a veillé à la prestation des programmes du gouvernement du Canada dans ses endroits d’un océan à l’autre. Dix-sept des projets phares du 150e anniversaire de la Confédération, dont la venue des grands voiliers, ParticipACTION, Exploration 150, Sesqui et Repères2017, ont été réalisés dans des lieux de Parcs Canada. Parmi les deux millions de visiteurs présents pour la Course des grands voiliers, nombreux ont été ceux qui ont aussi fait l’expérience novatrice de l’initiative Héros de la haute mer qui relate l’histoire des bateaux de la marine marchande de la Seconde Guerre mondiale construits au Canada et nommés d’après des lieux de Parcs Canada, afin de commémorer la marine marchande, l’industrie canadienne et les femmes sur le marché du travail. Repères2017, un vaste programme d’art contemporain, a été une première mondiale à laquelle ont participé des artistes professionnels, des conservateurs de musées et des étudiants en art de seize universités, dont de nombreux Autochtones, tous mobilisés dans des créations artistiques évoquant comment se tissent les liens entre les gens et la nature, puis les gens entre eux, en mettant principalement l’accent sur les points de vue et le savoir autochtones. Parcs Canada a aussi célébré le centenaire des lieux historiques nationaux avec des décors, des activités spéciales et la désignation du 8 juillet comme la Journée des lieux historiques du Canada.

L’année 2017 a aussi été celle d’une programmation axée sur les Autochtones dans les lieux de Parcs Canada. En partenariat avec les peuples autochtones de l’ensemble du pays, 34 nouvelles expériences autochtones ont été lancées, offrant ainsi à ces peuples de nouvelles occasions de raconter leurs histoires à leur manière.

Les amoureux de la nature se sont encore plus sentis chez eux à Parcs Canada cette année alors que l’Agence a organisé 27 BioBlitz pour le dénombrement des espèces partout au pays, permettant ainsi aux participants de se rapprocher encore plus de la nature et d’enrichir les connaissances scientifiques. Pour Parcs Canada, l’année du 150e anniversaire a été couronnée par l’annonce des limites d’une vaste nouvelle aire marine nationale de conservation dans Tallurutiup Imanga (détroit de Lancaster) et l’amorce de discussions avec la province de la Colombie-Britannique sur l’éventuelle création d’un nouveau parc national dans la partie sud de la vallée de l’Okanagan.

Plus de 27,4 millions de visiteurs ont fait l’expérience du patrimoine naturel et culturel du Canada en 2017, ce qui représente une augmentation de 10 % par rapport aux années précédentes. Le personnel de Parcs Canada était sur place pour accueillir les visiteurs et leur offrir des expériences exceptionnelles, tout en veillant à la protection et à la conservation du patrimoine naturel et culturel du Canada pour les générations futures. Nous sommes fiers d’affirmer que Parcs Canada a répondu aux besoins des visiteurs et surpassé sa cible de satisfaction des visiteurs. 2017 a été un succès retentissant!

Prévoyant un taux de fréquentation accru en 2017, les médias sociaux de Parcs Canada (Facebook, Instragram, X (Twitter)) ont cherché à influencer le comportement des visiteurs en faisant la promotion des « joyaux cachés » de Parcs Canada (les endroits moins fréquentés et moins connus) et en les encourageant à planifier leurs visites en diffusant de l’information pertinente en temps opportun. Un haut niveau de mobilisation a été sollicité par le biais de campagnes ciblées comme #MontrezVotreCarte – où on encourageait les abonnés à publier un autoportrait avec leur laissez-passer Découverte 2017, et le #DéfiParcs – où l’on mettait les abonnés au défi de faire une activité particulière et de publier une photo de leur accomplissement. En seulement 12 mois, de septembre 2016 à septembre 2017, le nombre des abonnés aux médias sociaux de Parcs Canada a augmenté de 60 %. Les campagnes du 150e anniversaire de la Confédération sur les médias sociaux ont rejoint plus de 20 millions de personnes par le biais des retransmissions de gazouillis et de partages de publications. Grâce aux comptes de médias sociaux, le personnel de Parcs Canada a pu mobiliser et influencer directement les abonnés qui planifiaient leur visite ou qui se trouvaient déjà dans un endroit administré par Parcs Canada. Le haut niveau de participation sur les médias sociaux a encouragé les visiteurs à partager leurs expériences et leurs opinions, tant positives que négatives, permettant ainsi la tenue de conversations sur ces expériences. De nouveaux auditoires, comme les Canadiens vivant en milieu urbain, les néo-Canadiens et les milléniaux ont été ciblés dans le but de faire connaître les lieux patrimoniaux par un plus grand nombre de Canadiens et Canadiennes et de renforcer les capacités d’intendance de ces lieux dans l’avenir.

La mobilisation est un élément essentiel de la stratégie de Parcs Canada sur les médias sociaux. Les médias sociaux de Parcs Canada aident activement les abonnés à planifier leurs visites, mettent de l’avant les endroits moins fréquentés et encouragent les visiteurs à partager leurs expériences. Ils influencent ainsi le comportement des visiteurs et gèrent leurs attentes, tout en créant un espace virtuel positif pour nos auditoires sur les médias sociaux.

Les records de fréquentation prévus dans le contexte des célébrations du 150e anniversaire de la Confédération et de la gratuité d’accès ont poussé l’Agence à faire une priorité de la mise en place de mécanismes permettant à nos unités de gestion (les équipes qui gèrent nos lieux patrimoniaux) de composer avec toute pénurie d’effectifs qui auraient pu survenir pendant la saison d’activité. Une façon d’aborder ce besoin a été de créer un bassin d’employés du Bureau national prêts à des mutations à court terme dans nos unités de gestion. Les gestionnaires d’unité de gestion étaient en mesure de communiquer avec des volontaires disponibles pour une affectation et de recourir à cette liste pour combler les manques de personnel prévisibles en raison des postes vacants, des congés annuels ou des périodes de fréquentation accrue. Le programme a été une double réussite en aidant les unités de gestion à combler leurs besoins en sortant de leurs équipes immédiates, et souvent en tirant profit de points de vue différents, et en offrant au personnel du Bureau national la possibilité de se familiariser davantage avec les réalités du travail sur le terrain. Ce programme a permis la mutation d’une soixantaine d'employés dans l’ensemble du pays. Il a aussi amené les membres de l’équipe de l’Agence à créer de nouveaux liens avec leurs collègues et à mieux comprendre leur travail au quotidien.

En 2017, le Laboratoire d'innovation de Parcs Canada a lancé Téléfun, un programme de compagnons linguistiques dont l’objectif est de permettre aux membres de l’équipe de Parcs Canada de partout au pays de se jumeler à un compagnon pour s'exercer dans sa langue seconde dans un contexte amical et sans pression.

Le Laboratoire d’innovation de Parcs Canada a mis sur pied un projet pilote pour tester une première approche nécessitant un minimum de coordination et accompagnée de ressources en ligne. Dans cette première mouture de Téléfun, les participants pouvaient s’inscrire dans l’Intranet de Parcs Canada et entrer en contact avec un compagnon de façon autonome. Le projet pilote a suscité beaucoup d’enthousiasme avec plus d’une soixantaine de participants de partout à travers le pays.

La rétroaction récolée à la fin du projet pilote nous indiquait que tous ne semblaient pas s’entendre sur ce que le programme devrait offrir. Plusieurs nous ont aussi confié être timides de s’adresser à un compagnon.

Grâce à cette rétroaction, le programme Téléfun a été revu afin d’offrir de nouvelles options :

Le Portail d'orientation de Parcs Canada a été lancé au début avril 2017 afin de répondre à un besoin grandissant pour une plate-forme unique à travers l’Agence qui servirait d’accueil, d’orientation, d’intégration et de soutien aux nouveaux membres et aux gestionnaires d’embauche. Ce lancement coïncidait avec la saison opérationnelle qui accueillait un grand nombre de nouveaux employés pour le Canada 150. Le portail est un point de référence tout au long de la carrière de l’employé. Il renferme diverses ressources pour les gestionnaires et les employés telles que: un mot de bienvenue du directeur général de l'Agence (incluant une vidéo) et du dirigeant principal des ressources humaines; un aide-mémoire pour un nouveau membre de l'équipe et le gestionnaire incluant les éléments critiques pour la paye; et, des guides de références et des liens clés aux différentes ressources du gouvernement fédéral, incluant des sections sur le bien-être et la carrière.

Pour les employés qui quittent l’Agence pour un congé prolongé, dans le but de relever de nouveaux défis, ou encore pour partir à la retraite, le Portail d’orientation permet une transition aisée en offrant les outils nécessaires au bon déroulement du départ, encore une fois, tant pour le gestionnaire que pour l’employé.

Parcs Canada compte sur une équipe de spécialistes répartis à la grandeur du pays. Compte tenu du nombre de défis communs et des longues distances qui séparent les membres de l’équipe, l’Agence est toujours à la recherche de moyens de mobiliser l’expertise dans l’ensemble de l’organisation afin de s’attaquer aux enjeux complexes et de continuer de s’améliorer.

Nous avons mis en place des « communautés de pratiques » (CdP) pour les enjeux revêtant une importance stratégique pour Parcs Canada qui profiteraient du partage et de l’apprentissage à la grandeur du pays. Ce sont des communautés au niveau opérationnel qui se réunissent régulièrement pour échanger de l’information sur les pratiques exemplaires et les leçons apprises. Confrontés à des difficultés similaires, les dirigeants de six de ces CdP ont été regroupés pour une session de formation de dix semaines dirigée par un expert indépendant du domaine de l’Agence.

Des dirigeants de CdP très différentes ont constaté qu’ils se butaient à des difficultés similaires et ont su apprendre des trucs et des astuces pour améliorer la mobilisation et la communication dans le cadre de la formation, mais aussi les uns des autres.

Cette initiative a permis à Parcs Canada de s’assurer que ses employés sont en mesure d’établir des relations et d’échanger leurs connaissances sur des enjeux et des défis d’importance qui sont au cœur de la mise en valeur et de la protection constantes des lieux patrimoniaux du Canada. L’amélioration de la façon de s’attaquer aux enjeux complexes et de partager des solutions par une formation ciblée a influencé notre façon de communiquer et de collaborer dans différents contextes de CdP. Dans l’ensemble, ces CdP aident à établir des relations, à échanger de l’information et des outils, à résoudre des problèmes, à cerner les lacunes en information et à gérer l’information. Elles améliorent l’apprentissage, nos programmes au sens large et l’efficacité du personnel.

Google Expeditions est un nouveau produit d’apprentissage en réalité virtuelle. Il comprend des « sorties éducatives » virtuelles guidées et narrées, qui tablent sur la technologie de Street View et offrent une saisissante expérience d’imagerie panoramique (360º) enrichie de contenu descriptif textuel. En 2017, les visiteurs du Village de l’inspiration d’Ottawa qui se sont arrêtés au kiosque de Parcs Canada ont pu essayer plusieurs sorties virtuelles immersives dans les endroits de Parcs Canada. Ce projet pilote innovateur vise à évaluer le potentiel de ce type d’expérience pour joindre les Canadiens et les Canadiennes là où ils sont dans le cadre de nos efforts de rapprochement en milieu urbain. Pour faire l’expérience de Google Expeditions, il suffit de porter des lunettes spécialement conçues qui sont dotées d’un téléphone intelligent. Le personnel de Parcs Canada utilise une tablette électronique pour aider les participants et les guider dans une « sortie éducative » virtuelle, offrant une imagerie panoramique à 360º rare et spectaculaire du parc national et réserve de parc national Kluane, de la réserve de parc national Pacific Rim et du parc national et lieu historique national Kejimkujik. Le projet pilote a été un franc succès! Restez à l’affût des autres possibilités stimulantes de découvrir virtuellement ces magnifiques paysages du Canada!

Afin d’assurer des communications en temps opportun avec tout le personnel et d’offrir aux visiteurs plus d’occasions de communiquer avec le personnel de Parcs Canada, l’Unité de gestion de l’Î.-P.-É. a mis en place un système de textos appelé BAMtext.

D’abord conçu comme un outil de communication interne, BAMtext sert à transmettre au personnel des renseignements pertinents et à jour sur leur lieu de travail. On s’en sert par exemple aux fins suivantes :

Dès l’ouverture de leur compte, les employés ont été regroupés afin que les communications soient adressées directement aux personnes concernées par des sujets précis (c.-à-d., le personnel de la prévention, de l’entrée, du terrain, de Green Gables, etc.). Le système permet aussi d’envoyer simultanément des messages pertinents pour tous les employés de l’unité de gestion à toutes les personnes inscrites sur la liste d’envoi.

En plus de servir d’outil de communication avec le personnel, BAMtext est aussi utilisé par l’Unité de gestion de l’Î.-P.-É. comme une « fiche de commentaires » électronique pour les visiteurs. Les affiches, les brochures, les cartes et les autres produits promotionnels invitent les visiteurs à commenter par texto à un numéro lié à un « tableau de bord » sécurisé. Du personnel reçoit les commentaires et y répond par le biais du système sécurisé, afin de protéger à la fois les numéros de l’émetteur et du récepteur. Ce service a été utilisé dans les deux terrains de camping du Parc national de l’Î.-P.-É., chacun ayant son propre numéro, afin que le personnel puisse reconnaître la provenance des messages. L’Unité de gestion de l’Î.-P.-É. a utilisé BAMtext dans le cadre d’un projet pilote dans les dernières semaines de la saison 2016, et a repris le service pour toute la saison d’activités 2017. BAMtext est une solution innovatrice qui améliore les communications entre les membres du personnel et entre ces derniers et les visiteurs.

Parcs Canada a lancé cet automne un nouveau Portail de service qui a permis de faire passer de plusieurs semaines à quelques jours le délai de commande pour un ordinateur standard.

L’idée de départ est apparue dans le cadre de consultations menées à travers le pays. Un irritant revenait constamment dans les discussions avec les employés : la difficulté à obtenir l’équipement technologique dans des délais opportuns.

Devant ce constat, l’équipe du Bureau du dirigeant principal de l’information (BDPI) a amorcé la conception d’un système d’approvisionnement pour l’équipement technologique qui serait géré à l’interne. Le concept est simple : acheter un lot d’ordinateurs standards auprès de Services partagés Canada et inviter les gestionnaires de toute l’Agence à passer une commande à l’interne pour recevoir l’objet quelques jours plus tard.

En plus de réduire le délai d’attente, l’objectif du système était de simplifier le processus de commande. Pour ce faire, le BDPI et le Laboratoire d’innovation de Parcs Canada ont sollicité la collaboration d’une vingtaine de membres de l’équipe.

Le Portail de service a été lancé cet automne, et bien que le travail soit loin d’être terminé, les efforts commencent déjà à porter ses fruits. Les gestionnaires apprécient la simplicité du système de commandes et gagnent du temps puisque toute l’information est au même endroit. La rapidité du traitement des demandes améliore aussi la productivité et enlève beaucoup de stress aux employés en attente de nouvel équipement.

Alors que l’Agence se préparait à accueillir un nombre record de visiteurs du Canada et du monde entier, la Direction générale du dirigeant principal des finances a travaillé en collaboration avec les gestionnaires de l’ensemble du pays pour faciliter la tenue des activités du 150e anniversaire de la Confédération en améliorant les processus et les outils financiers.

Certains processus opérationnels ont été simplifiés afin d’alléger le fardeau administratif et permettre un juste équilibre entre la souplesse opérationnelle et la gestion du risque. Nous avons aussi mis en place un processus simplifié d’examen et d’approbation de toutes les ententes de contribution.

De nouveaux outils d’approvisionnement stratégiques ont été créés (p. ex., offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement) afin d’avoir un mécanisme plus rapide et plus efficace pour satisfaire aux besoins de l’Agence.

Toutes ces initiatives ont permis à l’Agence d’appuyer avec efficacité la tenue des activités du 150e anniversaire de la Confédération. Bien que les célébrations entourant le 150e aient été le déclencheur de ces initiatives, celles-ci resteront en place dans les années à venir.

L’Agence a dévelopé un lexique bilingue pour l’usage de tous les membres de l’équipe de Parcs Canada, contribuant ainsi à l’excellence des communications dans les deux langues officielles.

Réserve de ciel étoilé, corps du ciel profond, « cub-of-the-year », « benchmark ecosystem » constituent des exemples de termes et d’expressions qui sont utilisés dans le cadre des activités de Parcs Canada, mais dont l’équivalent n’est pas nécessairement connu dans l’autre langue officielle par ceux qui les utilisent.

Après des mois de consultations, de création de partenariats et d’entrées de milliers de termes dans la base de donnée, le Lexique bilingue de Parcs Canada a été mis en ligne sur l’Intranet de l’Agence.

Le lexique comprend une liste de plus de 2400 expressions, noms et termes équivalents en français et en anglais couramment utilisés par les membres de l’équipe de Parcs Canada et leurs collaborateurs, ainsi que des expressions à éviter, des renseignements contextuels et des liens vers des sources fiables, et des notes explicatives.