Directive sur le télétravail

1. OBJECTIFS

1.1 La présente directive vise à fournir un cadre pour la gestion du travail hybride à Parcs Canada, conformément aux objectifs suivants :

  • Atteindre les objectifs opérationnels et assurer la continuité des opérations et des services à la population canadienne.
  • Promouvoir un environnement de travail sûr et sain.
  • Contribuer à nos objectifs de développement durable et à une économie plus verte.
  • Prendre en compte l’évolution des besoins et la qualité de vie des employés.
  • Recruter et maintenir une main-d’œuvre qualifiée, diversifiée, inclusive, productive, et capable de fonctionner dans un environnement de travail hybride.

1.2 La présente directive définit les rôles et les responsabilités des différents intervenants ainsi que le processus à suivre lors de la mise en place d’une entente de travail hybride. Elle fournit des conseils et des outils pour aider les gestionnaires délégués dans le processus de prise de décision.

2. DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR

La présente directive entre en vigueur le 21 octobre 2022 et remplace la Directive sur le télétravail du Conseil du Trésor, datée du 9 décembre 1999.

3. AUTORITÉS

La présente directive est émise conformément aux pouvoirs du directeur général en vertu du paragraphe 13 (3) de la Loi sur l’Agence Parcs Canada.

4. APPLICATION

La présente directive s’applique à tous les employés de Parcs Canada, y compris les étudiants, les personnes embauchées une période déterminée de moins de trois mois et les travailleurs occasionnels.

5. DÉFINITIONS

Aux fins de la présente directive, les termes suivants sont définis comme suit :

Télétravail ponctuel : Régime de travail qui permet à un employé de télétravailler pour une période très courte et exceptionnelle, alors qu’il aurait normalement dû être sur place. Le télétravail ponctuel nécessite l’approbation du gestionnaire et peut être possible sans entente de travail hybride formelle.

Employés : Toute personne employée par Parcs Canada, y compris les étudiants, les personnes embauchées une période déterminée de moins de trois mois et les travailleurs occasionnels.

Gestionnaire délégué : Titulaire d’un poste ayant un pouvoir de décision en matière de télétravail ou de travail à distance tel que défini par l’instrument de délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines.

Lieu de travail désigné : Lieu de travail désigné de l’employé est le lieu physique sous le contrôle de l’organisation où l’employé travaillerait s’il n’y avait pas de situation de télétravail ou de travail à distance. Il ne s’agit pas d’une adresse virtuelle ou résidentielle.

Régime de travail hybride : Un régime de travail flexible et temporaire dans lequel les employés effectuent une partie ou la totalité de leurs tâches professionnelles à partir d'un endroit différent de leur lieu de travail désigné que ce soit à temps plein, à temps partiel ou de façon ponctuelle. Le travail hybride est un processus volontaire de l'employé, soumis à l'approbation du gestionnaire délégué.

Entente de travail hybride : Formulaire officiel à remplir par le gestionnaire délégué et l’employé pour officialiser les modalités du travail hybride. Ce formulaire ne doit pas être complété pour le travail à distance.

Outil d’évaluation des postes : Questionnaire destiné à aider les gestionnaires délégués à déterminer objectivement la flexibilité appropriée en matière de télétravail à appliquer aux profils de poste. L’Outil d’évaluation des postes comprend quatre profils de flexibilité :

  • sur place uniquement (pas de télétravail, sauf exception de télétravail ponctuel);
  • télétravail occasionnel (un à deux jours par semaine hors site);
  • télétravail modéré (trois jours par semaine hors site);
  • hors site de façon quasi exclusive ou à temps plein (quatre à cinq jours par semaine hors site).

Travail à distance : Régime de travail flexible et temporaire par lequel les employés effectuent une partie ou la totalité de leurs tâches professionnelles à partir d’un endroit différent du lieu de travail désigné de l’employé, à temps plein, à temps partiel ou ponctuellement. Le travail à distance est normalement effectué depuis la résidence principale de l’employé, mais, avec l’autorisation du gestionnaire délégué, il peut être effectué, temporairement, à partir de d’autres endroits. Il s’agit d’un mécanisme de gestion qui peut être utilisé dans des circonstances imprévues telles qu’une pandémie, un état d’urgence, des intempéries, etc.

Télétravail : Travail effectué par l'employé à partir d'un lieu autre que le lieu de travail désigné, sur la base d'une demande volontaire et sous réserve des exigences opérationnelles et de l'approbation de la direction. 

Lieu de télétravail: Un ou plusieurs lieux de travail appropriés que l'employé choisit (avec l'approbation de son gestionnaire) pour effectuer le travail requis par son poste (généralement une résidence privée ; pas un espace public comme un café ou une bibliothèque publique). Ce ou ces lieux de travail doivent répondre aux exigences en matière de santé et de sécurité du Code canadien du travail, partie II, et de ses règlements.

6. EXIGENCES ET RÉFLEXIONS

6.1. Il n’y a aucune garantie que les employés seront autorisés à télétravailler. L’approbation d’une telle entente est à la discrétion de la direction et constitue un privilège qui peut être accordé sous certaines conditions ou résilié sur préavis raisonnable.

6.2. Une entente de travail hybride doit être négociée entre un gestionnaire délégué et son employé en tenant compte des exigences opérationnelles et des principes tels que la justice et l’équité, ainsi que la bonne gestion des ressources humaines, financières et physiques.

6.3. Pour approuver une telle entente, les gestionnaires délégués doivent avoir rempli l’outil d’évaluation du poste et déterminé que l’option de télétravail est applicable au profil du poste de l’employé.

6.4. La participation au télétravail étant volontaire, les gestionnaires délégués ne peuvent pas obliger les employés à télétravailler. Toutefois, dans certains cas exceptionnels, les gestionnaires délégués peuvent demander à leurs employés de travailler à distance.

6.5. Bien que les gestionnaires s’efforcent de respecter les dispositions des ententes de travail hybride des employés, il se peut que les employés doivent se rendre sur le lieu de travail désigné pour répondre à des besoins opérationnels ou à des situations d’urgence.

6.6. Lorsque les employés sont tenus de se rendre sur leur lieu de travail désigné, les déplacements entre ce lieu et le lieu de télétravail sont aux frais de l’employé.

6.7. Les avantages, les conditions d’emploi, y compris, mais sans s’y limiter, ceux qui sont associés à la réinstallation, aux déplacements, aux postes isolés, à la langue de travail, aux jours fériés et aux retenues salariales sont liés au lieu de travail désigné et non au lieu de télétravail, sauf décision contraire du directeur général.

6.8. Les décisions relatives à l’emplacement d’un lieu de travail désigné doivent être fondées sur les exigences opérationnelles et non sur le lieu de télétravail de l’employé.

6.9. Les exigences de Parcs Canada en matière de langues officielles sont liées au lieu de travail désigné et non au lieu de télétravail.

6.10. Toute situation d’obligation d’adaptation devrait être évoquée et traitée en consultation avec le gestionnaire des ressources humaines ou le conseiller en gestion de l’incapacité au travail.

6.11. En cas de télétravail dans une province ou un territoire différent du lieu de travail désigné, la province de travail sera celle du lieu de travail désigné. Les retenues à la source continueront d'être basées sur la province de travail. De plus, les jours fériés désignés continuent également à être basés sur la province du lieu de travail désigné.

6.12. Vous trouverez à l'annexe B des conseils pour la réussite d’une entente de travail hybride:

7. RÔLES ET RESPONSABILITÉS

7.1. La Direction générale des ressources humaines et du mieux-être des employés est responsable de ce qui suit :

7.1.1. Fournir des conseils et des orientations en rapport avec les renseignements contenus dans la présente directive.

7.1.2. S’assurer que des processus et des procédures sont en place pour que les employés puissent demander le télétravail.

7.1.3. Fournir, en collaboration avec les unités fonctionnelles, des renseignements à la haute direction concernant les tendances organisationnelles en matière de télétravail.

7.1.4. Formuler des recommandations à la direction générale concernant les meilleures pratiques de télétravail et le contenu de la présente directive.

7.2 Les gestionnaires délégués sont responsables de ce qui suit :

7.2.1 Évaluer la faisabilité opérationnelle et les circonstances professionnelles de chaque demande de télétravail individuellement avant de l’approuver ou de la prolonger à l’aide de l’Outil d’évaluation des postes.

7.2.2 Veiller à ce que les besoins opérationnels de leurs unités fonctionnelles soient satisfaits et s’assurer qu’une telle entente ne nuit ni à la productivité ni aux coûts.

7.2.3 S’assurer que les employés connaissent et respectent les pratiques de travail sécuritaires (PTS) et les autres politiques, directives, procédures et/ou lignes directrices applicables.

7.2.4 Vérifier que les employés disposent de tous les outils et équipements nécessaires pour effectuer leur travail de manière sécuritaire et efficace pendant toute la durée de l’entente de travail hybride.

7.2.5 Assurer le suivi des personnes qui télétravaillent, de la période de temps et du lieu où elles le font, gérer et noter les biens et les dépenses des employés qui travaillent à la fois sur le lieu de travail désigné et à l’extérieur de celui-çi.

7.2.6 Prendre en compte l’objectif commun de faire progresser la diversité des groupes en quête d’équité tout en veillant à ce que les possibilités de diversité et d’inclusion soient maintenues.

7.2.7 Demander l’approbation du directeur général avant d’approuver ou d’étendre toute demande de télétravail international (voir l’instrument de délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines).

7.2.8 Revoir les ententes de télétravail au moins une fois par an pour évaluer leur efficacité et confirmer que les exigences opérationnelles sont respectées.

7.3 Les gestionnaires délégués et les employés sont responsables de ce qui suit :

7.3.1 Réaliser une évaluation des risques afin de déterminer, d’évaluer et de contrôler les dangers qui sont ou peuvent être présents sur le lieu de télétravail afin de prévenir les risques de blessure ou de maladie. Une fiche de conseils sur le télétravail – Santé et sécurité au travail (SST) (annexe A) est disponible pour faciliter et soutenir ce processus.

7.3.2 Remplir le formulaire de consignes de sécurité dans le cadre d’une entente de télétravail dans le cadre d’une entente de télétravail avant qu’une entente de travail hybride ne soit approuvée ou prolongée.

7.3.3 Déterminer et traiter les réflexions pertinentes dans les domaines de la sécurité, de la confidentialité, des technologies de l’information et de la gestion de l’information.

7.4 Les employés qui souhaitent participer à un programme de télétravail, ou qui le font déjà, sont responsables de ce qui suit :

7.4.1  Demander une entente de travail hybride, conformément aux dispositions de la présente directive.

7.4.2 Signaler rapidement les risques professionnels et les blessures/maladies à leur gestionnaire délégué, selon les modalités prescrites.

7.4.3 Assurer l’entretien du lieu de télétravail conformément au formulaire de consignes de sécurité dans le cadre d’une entente de télétravail.

7.4.4 Prendre en charge tous les coûts liés à l’équipement et à l’entretien du lieu de télétravail, y compris le coût des services publics, du service Internet, de l’assurance habitation et du mobilier de bureau.

7.4.5 S’assurer que le service Internet sur le lieu de télétravail a la vitesse et la portée de signal appropriées pour l’exécution de leur travail.

7.4.6 Respecter toutes les politiques pertinentes des Ressources humaines de Parcs Canada, les conditions d’emploi, les conventions collectives, le Code de valeurs et d’éthique de Parcs Canada, les lois et les obligations pendant le télétravail.

DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

Pour toute question relative à l’application ou à l’interprétation de tout aspect de la présente directive, les gestionnaires délégués peuvent s’adresser à leur conseiller en relations de travail ou à leur gestionnaire des ressources humaines.

 

ANNEXE A – FICHE DE CONSEILS SUR LE TÉLÉTRAVAIL – SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL (SST)

Y a-t-il des problèmes de santé et de sécurité liés au télétravail?

Le télétravail implique souvent de travailler seul ou avec des contacts limités. Si le fait de travailler seul n’est pas un risque en soi, cela peut présenter une situation unique en cas d’imprévu. Il est important de respecter un calendrier de contacts, même s’il n’y a pas de détails « professionnels » à évoquer.

Il est possible de s’assurer que le travail est effectué de manière sûre et efficace en réalisant conjointement une évaluation des risques afin de déterminer, d’évaluer et de contrôler les dangers qui sont/peuvent être présents sur le lieu de télétravail afin de contribuer à prévenir les risques de blessure ou de maladie.

Ergonomie du bureau et environnement de travail

Un bureau à domicile doit répondre aux mêmes normes ergonomiques que celles en vigueur sur le lieu de travail désigné. Par exemple, assurez-vous que :

  • Votre bureau, votre chaise et les autres accessoires sont d’une qualité comparable à ceux du bureau. Par exemple, le bureau doit être suffisamment solide pour supporter le poids de tout équipement périphérique que vous pouvez y placer (p. ex. ordinateur, écrans, imprimante, etc.).
  •  Votre poste de travail est adapté à vos besoins : le bureau, la chaise, l’écran et le clavier sont à la bonne hauteur et correctement réglés (p. ex. ma tête et mes poignets sont dans une position neutre) /media/2400314/ergonomics_safety_brief.pdf.
  • L’éclairage est approprié et convient à votre travail (p. ex. il n’y a pas de reflet ou d’éblouissement sur l’écran).
  • Le mobilier informatique, les étagères, les classeurs et les bibliothèques sont correctement installés et les classeurs sont chargés de manière à ne pas basculer (p. ex. ils sont fixés au mur, si nécessaire).

Horaire de travail et pauses

Les tâches, les attentes et les échéances devraient être clairement définies et acceptées par le gestionnaire/superviseur et l’employé dans les modalités du télétravail. Faites attention à ne pas vous « surmener ». Il y a des pauses naturelles dans un environnement de bureau qui ne se produiront pas à la maison. Les discussions avec les collègues ou une promenade rapide jusqu’à l’imprimante offrent des occasions de changer la position du corps qui peuvent manquer dans un bureau à domicile. Des heures prolongées dans la même position du corps ou des mouvements répétés peuvent entraîner diverses lésions musculo-squelettiques.

Mesures d’urgence

  • Un téléphone est disponible et les numéros à appeler en cas d’urgence sont connus.
  • Mon gestionnaire/superviseur a mes coordonnées d’urgence et vice versa.
  • Mon gestionnaire/superviseur a fixé un moment habituel et prédéterminé où il fera le point avec moi et a discuté de la procédure à suivre au cas où je ne pourrais pas être joint et qu’il s’inquiète de mon absence (p. ex. personne à joindre en cas d’urgence).
  • Je sais que je dois signaler immédiatement toute blessure ou tout accident survenu dans l’exercice de mes fonctions et je connais les procédures à cet égard.

Sécurité électrique

  • Les prises électriques sont correctement mises à la terre, ne sont pas surchargées et ne présentent pas de risque d’incendie.
  •  Les rallonges et les barres d’alimentation sont en bon état, sont utilisées comme prévu et ne présentent pas de risque de trébuchement.

Conseils supplémentaires pour le télétravail

Même si vous n’avez pas à conduire pour vous rendre au travail, il est important de respecter un « rituel de la journée de travail ». Voici quelques conseils pour travailler à domicile :

  • Travaillez dans un endroit précis. Il peut s’agir d’une pièce, ou juste d’un coin de pièce, mais c’est toujours l’endroit où vous faites votre travail. De préférence pas dans votre chambre.
  • Ayez un rituel de début et de fin de journée. Commencez et terminez à la même heure chaque jour. Comme il n’y a plus de « pause » entre le réveil et le travail, certains employés travaillant à distance trouvent utile de sortir de chez eux et de faire le tour du pâté de maisons avant de commencer à travailler. Vous pourriez terminer la journée de la même façon.
  • Comme pour le travail au bureau, établissez un calendrier et respectez-le. Faites une liste des choses à faire et vérifiez vos réalisations à la fin de la journée. Respectez les délais.
  • Restez en contact avec le bureau. Mettez en place une routine pour les contacts avec votre gestionnaire/superviseur ou vos collègues de travail. Tenez votre gestionnaire/superviseur informé de vos progrès et de toute difficulté rencontrée. Ce contact inclut la nécessité de faire des heures supplémentaires pour mener à bien les projets.

Ressources supplémentaires

ANNEXE B – CONSEILS POUR LA RÉUSSITE D’UNE ENTENTE DE TRAVAIL HYBRIDE

Employés :

  • Dans la mesure du possible, consacrez un espace de travail à l’écart des distractions et qui peut être fermé ou rangé à la fin de la journée de travail.
  • Organisez votre flux de travail et utilisez différentes stratégies tout au long de la journée pour vous aider à vous concentrer sur votre travail et à rester productif.
  • Parlez à votre gestionnaire ou à votre superviseur dès que possible si vous n’êtes pas sûr de vos objectifs et de ce que l’on attend de vous en matière de travail.
  • Maintenez vos coordonnées à jour sur PC411, dans votre calendrier Outlook (y compris votre message d’absence du bureau).
  • Participez activement aux réunions, restez connecté et interagissez en utilisant les outils de collaboration désignés par Parcs Canada (p. ex. vidéoconférence, messagerie instantanée et téléphone).

Gestionnaires :

  • Faites preuve de souplesse, dans la mesure du possible, en ce qui concerne les heures de travail (p. ex. en acceptant des heures de début et de fin de journée différentes).
  • Adoptez une approche de gestion du rendement axée sur la productivité, une rétroaction honnête et constante, la reconnaissance des réalisations et la prise de mesures lorsque cela est nécessaire.
  • Fournissez aux employés des objectifs et des attentes de travail clairs et mesurables.
  •  Restez en contact en maintenant une communication fréquente, ouverte et bidirectionnelle.
  •  Organisez régulièrement des activités virtuelles de renforcement de l’esprit d’équipe pour permettre aux employés d’apprendre à se connaître et d’établir des relations et une confiance mutuelle.
  •  Surveillez les limites de la technologie et des outils (sur le lieu de travail désigné et en dehors) dans une perspective d’amélioration continue.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez la page suivante :

Parcs Canada – Outils et conseils pour le télétravail

Parcs Canada – Santé et bien-être en milieu de travail

Parcs Canada – TI

Parcs Canada – Politique et norme en matière de TI

SCT – Travail à distance

Liens connexes

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