Termes de référence – Comité d’évaluation

1. Objet

Le comité d’évaluation chargé de la demande de propositions (DDP) concernant les matériaux de construction récupérés et les ressources patrimoniales connexes du Refuge-du-Col-Abbot (ci-après « le comité ») est constitué afin d’examiner, d’évaluer et de formuler des recommandations concernant les propositions relatives à l’utilisation des matériaux de construction récupérés et des ressources patrimoniales connexes provenant du Refuge-du-Col-Abbot, classé édifice fédéral du patrimoine et lieu historique national (ci-après « le site »).

Bien que ces matériaux de récupération proviennent d’un milieu patrimonial, ils :

• ne possèdent aucune valeur patrimoniale intrinsèque,
• ne sont pas considérés comme des artefacts, et
• ne sont pas assujettis aux politiques de gestion des ressources culturelles, aux désignations ou aux normes de conservation.

Le Comité veille à ce que l’attribution de ces matériaux de récupération non patrimoniaux se fasse de manière équitable, transparente, sécuritaire et responsable, conformément à l’engagement de Parcs Canada de gérer les biens fédéraux de manière responsable et de préserver la confiance du public.

2. Portée

Le Conseil est chargé de :

• Examiner toutes les propositions admissibles
• Évaluer les propositions en fonction des critères approuvés (voir la section 7.0)
• Demander des renseignements supplémentaires aux promoteurs, au besoin
• S’assurer que les matériaux sont attribués de manière sécuritaire, légale et appropriée sur le plan opérationnel
• Documenter le raisonnement à l’origine des décisions à des fins de transparence et de reddition de comptes
• Recommander à Parcs Canada l’approbation, l’approbation conditionnelle, le report ou le rejet des propositions.

Le comité n’est pas chargé de :

• Appliquer les normes de conservation du patrimoine ou les exigences de la Politique de gestion des ressources culturelles à ces matériaux.
• Gérer ou superviser la manutention, l’entreposage ou le transport des matériaux.
• Délivrer les approbations finales, sauf délégation expresse.

3. Autorité

Le Conseil exerce ses fonctions en vertu :

• des structures de gouvernance interne de l’Agence Parcs Canada,
• des politiques pertinentes relatives à la gestion, à l’aliénation ou à la réaffectation des biens et des actifs fédéraux, et
• des directives du surintendant de l’unité de gestion de Lake Louise-Yoho-Kootenay.

La Politique de gestion des ressources culturelles et les normes de conservation du patrimoine ne s’appliquent pas. La surveillance porte plutôt sur la gestion responsable des actifs fédéraux.

4. Composition

Le conseil est composé de 3 membres, représentant un équilibre entre expertise et points de vue, ainsi que d’un secrétaire nommé par Parcs Canada.

Le conseil peut inviter des conseillers techniques à assister aux réunions, mais ces conseillers ne participent pas à la prise de décision.

5. Rôles et responsabilités

Président

• Convoque les réunions et établit l’ordre du jour.
• Anime les discussions et veille à un examen équitable et transparent.
• Fournit le résumé final des recommandations.

Membres

• Examinent les propositions à l’avance.
• Appliquent les critères d’évaluation de manière cohérente.
• Déclarent et gèrent tout conflit d’intérêts potentiel.
• Participent à la prise de décision par consensus.

Secrétaire

• Coordonne la logistique des réunions et distribue les documents.
• Tient à jour les procès-verbaux et les registres des décisions.
• Assure le suivi des mesures de suivi et des communications avec les demandeurs.

Réunions

• Le conseil se réunira trois fois ou selon les besoins, en fonction du volume de propositions.
• Le quorum est de trois membres, y compris le président ou le président par intérim.
• Les réunions peuvent se tenir en personne ou virtuellement.

7. Critères d’évaluation

7.1 Critères obligatoires

Les propositions seront évaluées en fonction de trois critères obligatoires :

• Renseignements sur le promoteur
• Lettre d’une institution financière ou partenaire
• Plan d’interprétation

7.2 Exigences pondérées

Le plan d’interprétation sera évalué selon trois critères pondérés :

• Expérience 30 %
• Capacité opérationnelle de l’organisme
• Expérience de l’organisme en gestion du patrimoine
• Lien de l’organisme avec le site
• Proposition de projet 45 %
• Adéquation avec les valeurs patrimoniales fournies
• Adéquation avec les principes d’interprétation fournis
• Portée publique
• Héritage 25 %
• Impact durable ou héritage

La proposition doit s’aligner sur au moins l’une des valeurs patrimoniales suivantes, exprimées par les désignations patrimoniales nationales :

• valeurs architecturales (tradition du design rustique)
• lien avec les loisirs de plein air dans les parcs nationaux
• liens historiques
• valeurs environnementales

La proposition doit également s’aligner sur au moins une valeur patrimoniale supplémentaire identifiée grâce à la consultation publique :

• berceau de l’alpinisme canadien
• refuge et porte d’entrée récréative unique au Canada
• reflet architectural de l’environnement alpin
• emplacement à la fois époustouflant et inhospitalier
• lieu de connexion

Enfin, la proposition doit s’appuyer sur un ou plusieurs des principes d’interprétation suivants :

• Visuel
• Interactif
• Immersif
• Éducatif
• Mobile / itinérant
• Sollicitant les sens
• Fondé sur la recherche
• Accessible à un large public

De plus amples renseignements sur ces critères sont disponibles dans la demande de propositions.

8. Conflit d’intérêts

• Tous les membres du conseil d’administration doivent déclarer tout conflit d’intérêts réel, potentiel ou perçu avant toute discussion.
• Les membres en situation de conflit d’intérêts doivent se récuser lors des délibérations s’y rapportant.

9. Prise de décision

• Les décisions seront prises par consensus dans la mesure du possible.
• Si aucun consensus ne peut être atteint, la recommandation sera déterminée par un vote à la majorité simple.
• Les opinions minoritaires peuvent être consignées sur demande.

10. Documentation et tenue des dossiers

Le conseil conservera :

• les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions
• les propositions et les documents à l’appui
• les dossiers d’évaluation
• les rapports de recommandation finaux
• Tous les dossiers seront conservés conformément aux politiques de gestion de l’information de Parcs Canada.

11. Rapports

• Le conseil présentera ses recommandations au surintendant de l’unité de gestion dans les 2 mois suivant la fin des évaluations.