Accès à l’information et protection des renseignements personnels

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Rapport annuel - Loi sur l'accès à l'information

Table des matières

Loi sur l'accès à l'information

Rapport annuel
(1er avril 2013 au 31 mars 2014)

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information fournit l'accès aux documents de l'administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

Ce rapport a été préparé et sera déposé au parlement en vertu de l'article 72 de la loi sur l'accès à l'information. Les renseignements contenus dans ce rapport reflètent l'administration de la Loi sur l'accès à l'information au sein de l'Agence Parcs Canada.

Le mandat de l'Agence Parcs Canada consiste à protéger et à mettre en valeur des exemples représentatifs du patrimoine naturel et culturel du Canada ainsi qu'à favoriser chez le public la connaissance, l'appréciation et la jouissance de ce patrimoine de telle manière que leur intégrité écologique ou commémorative demeure intacte pour les générations à venir.

L'agence gère des programmes touchant les parcs nationaux, les aires marines nationales de conservation, les lieux historiques nationaux, les canaux historiques, les gares ferroviaires, les rivières du patrimoine canadien et les édifices fédéraux du patrimoine.

La responsabilité pour l'administration de la Loi sur l'accès à l'information est confiée au bureau du directeur général de l'Agence.  Le bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels coordonne toutes les activités reliées à l'application de la loi pour l'Agence. Il est composé de cinq (5) employées à temps plein. Depuis son établissement, le bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels continue à développer des politiques et procédures internes afin de rencontrer ses obligations en conformité avec la loi sur l'accès à l'information. Une base solide d'outils sont accessibles aux gestionnaires de l'Agence et du progrès a été fait dans le développement et dans la mise à jour de nouvelles politiques et procédures internes.

L'agence comprend quarante-quatre (44) parcs nationaux, cent soixante-sept (167) lieux historiques nationaux et quatre (4) aires marines nationales de conservation. Vu la décentralisation de l'Agence à travers le pays et souvent dans des régions éloignées, les gestionnaires relèvent le défi dans le traitement des demandes dans un temps opportun.

Le présent rapport présente un bilan des activités de l'Agence entre le 1er avril 2013 et le 31 mars 2014.

Rapport de statistiques sur les demandes d'accès à l'information

Le rapport de statistiques en annexe (annexe a) contient des données détaillées sur les demandes reçues en vertu de la loi sur l'accès à l'information.

Interprétation du rapport de statistiques sur les demandes d'accès à l'information

Entre le 1er avril 2013 et le 31 mars 2014, l'Agence a reçu deux-cent vingt (220) demandes formelles de renseignements en vertu de la loi sur l'accès à l'information. Trente-sept (37) demandes ont été reportées de l'exercice précédent. Deux-cent seize (216) demandes ont été complétées au 31 mars. Quarante et une (41) demandes ont dû être reportées au prochain exercice pour les raisons suivantes: trente-cinq (35) demandes exigeaient une prolongation pour permettre la consultation de tiers et six (6) demandes ont été reçues à la fin de la période visée.

Voici la ventilation en pourcentage des demandes reçues en 2013-2014 selon la provenance:

  • 15,5% public
  • 15,5% médias
  • 4,0% entreprises
  • 63,6% secteur universitaire
  • 1,4% autres organismes

Dans la plupart des cas, l'information exemptée dans les cas de communication partielle était constituée des renseignements personnels reliés à d'autres individus, des renseignements financiers et/ou commerciaux de tiers, des avis ou recommandations élaborés pour l'Agence ou des comptes-rendus de consultation interne.

Les cent quarante-six (146) demandes abandonnées provenaient de personnes qui ont retiré leur demande ou n'ont simplement pas répondu, une fois informées des dispositions de la loi.

Les trois (3) demandes incluses dans la catégorie "aucun document n'existe" portaient sur des documents inexistants ou sur des renseignements qui n'étaient pas assez bien définis pour les identifier.

Deux (2) demandes ont été traitées informellement car les renseignements demandés étaient dans le domaine public.

Frais

L'agence a adopté les lignes directrices du secrétariat du conseil du trésor en ce qui a trait à l'imposition et à l'exemption des frais. Les frais de moins de 25 $ ne sont pas perçus. Au-dessus de ce montant, la décision de percevoir intégralement ou non les frais est basée sur l'intérêt public, cas par cas.

Aucune demande n'est exemptée des frais de base. Ce montant est toutefois remboursé dans les cas suivants: lorsqu'il est possible d'avoir accès aux renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou lorsque l'information est publiquement diffusée.

Délais

Durant l'exercice 2013-2014, 69 p. 100 des demandes traitées ont été complétées dans un délai initial de 30 jours. Dans treize (13) cas, un délai supplémentaire de 30 jours s'est avéré nécessaire afin de consulter des tiers et/ou d'autres ministères concernés. Dans quarante-trois (43) cas, un délai supplémentaire de plus de 30 jours s'est avéré nécessaire à cause du nombre de documents demandés et à cause des consultations nécessaires. Dans onze (11) cas, du temps supplémentaire a été requis à cause de la complexité des demandes.

Coûts

Les coûts figurant au rapport statistique ne comprennent que ceux qui se rapportent au traitement des demandes de renseignements.

Communications formelles et informelles

Les employés(es) de l'Agence continuent de répondre aux demandes informelles reçues du public. Les employés(es) connaissent l'incidence de la loi et transmettent au secrétariat toutes demandes formelles. Le secrétariat est également consulté pour des directives lors de la communication des renseignements de façon informelle.

Entre le 1er avril 2013 et le 31 mars 2014, quarante-huit (48) demandes informelles ont été traitées en vertu de la loi sur l'accès à l'information.

Plaintes/enquêtes

Pendant la période visée, neuf (9) plaintes ont été déposées auprès du commissaire à l'information du Canada.

Trois (3) plaintes visaient le délai à répondre aux demandes et six (6) plaintes visaient la non-divulgation de renseignements. Cinq (5) plaintes ont été résolues à la fin de la période visée.

Cour fédérale du Canada

Aucun appel n'a été déposé durant la période visée.

Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

Entre le 1er avril 2013 et le 31 mars 2014, l'Agence a reçu soixante-cinq (65) demandes de consultation en vertu de la loi sur l'accès à l'information. Cinq (5) demandes de consultation ont été reportées de l'exercice précédent. Soixante-huit (68) demandes de consultation ont été complétées au 31 mars. Deux (2) demandes de consultation ont dû être reportées au prochain exercice car elles ont été reçues à la fin de la période visée.

Pratiques administratives

Délégation des pouvoirs

La responsabilité en matière des décisions relatives à l'application des diverses dispositions de la Loi sur l'accès à l'information est déléguée au coordonnateur de l'accès à l'information de l'Agence.

Procédures

Le secrétariat est le point de coordination du traitement des demandes présentées en vertu de la loi sur l'accès à l'information. À ce titre, il conserve des banques de données sur l'accès à l'information et tient des dossiers statistiques sur le traitement des demandes. Les demandes reçues par le secrétariat sont acheminées au service concerné pour qu'il extraie les documents demandés. Une fois les documents extraits, le service fait des recommandations préliminaires concernant leur communication. Le secrétariat examine ces recommandations, étudie ensuite la demande en fonction des lois, consulte les tiers s'il y a lieu ou les informe des dispositions prises, puis fait des recommandations à l'autorité déléguée concernée. Une fois que ces recommandations ont été acceptées par l'autorité responsable, il prépare les documents en vue de leur communication.

Le secrétariat ne fait pas présentement des suivis du temps requis pour le traitement des demandes d'accès à l'information. Des mécanismes d'établissement de rapports supplémentaires sont prévus dans le prochain exercice.

Séances d'information

Afin que les employés(es) de l'Agence soient au courant des lois, une séance d'information à leur intention est tenue périodiquement. Elle porte sur la loi sur l'accès à l'information.

En 2013-2014, trois (3) séances ont été présentées aux employés(es) de l'Agence de la région de la Capitale nationale. En tout, quarante-cinq (45) employés(es) ont assistés ces séances.

Liens connexes

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